Opret ny Arbejdsgangskabelon
Med XFlows Arbejdsgange kan du bygge simple eller avancerede selvbetjeningsløsninger, som kan redigeres og tilpasses, så de understøtter netop jeres processer.
Med denne vejledning i hånden kan du selv begynde at oprette dine egne Arbejdsgangsskabeloner.
Formål:
Denne vejledning er henvendt brugere i systemet, som enten ikke har oprettet arbejdsgange førhen – eller som blot ønsker at genopfriske den typiske tilgang til det.
Denne artikel fokuserer på selve oprettelsen af en Arbejdsgangsskabelon, men der henvises løbende til andre artikler, som uddyber visse indstillinger og funktioner.
Sidst redigeret: 24/4-24
Indholdsfortegnelse:
1. Introduktion til siden “Arbejdsgangsskabeloner”
2. Opret ny Arbejdsgangsskabelon – Tom skabelon
2.1. Trin 1: Opret
2.2. Trin 2: Information
2.3. Trin 3: Sikkerhed
2.4. Trin 4: Dokumentation
2.5. Trin 5: Færdig
1. Introduktion til siden “Arbejdsgangsskabeloner”
Når du har trykket på “Arbejdsgangsskabeloner” kommer du til siden, som er vist herunder. På denne side har du forskellige muligheder.
Her ser du en nummereret oversigt over siden:
På denne side har du følgende muligheder:
Du kan søge på oprettede arbejdsgange (1)
Du kan se en oversigt over oprettede arbejdsgange (2)
Du kan få mere information om enkelte arbejdsgange ved at klikke på de grønne plusser (3)
Du kan sortere arbejdsgange ved at klikke på pilene ved siden af “Beskrivelse”, “Kategori”, “Ejer”, “Status” og “Type” (4)
Du kan slette en arbejdsgang ved at trykke på de tre prikker til højre (5)
Du kan oprette filtre og nulstille dem på de to tragte – den venstre tilføjer og den højre nulstiller (6)
Du kan få information om antallet af arbejdsgange og andre detaljer ved at trykke på “Info” (7)
Og sidst, men ikke mindst, kan du oprette nye arbejdsgange ved at klikke på “Opret ny” (8)
2. Opret ny Arbejdsgangsskabelon
Når du skal oprette dine egen Arbejdsgangsskabelon, skal du igennem fem indledende trin, som er:
Opret
Information
Sikkerhed
Dokumentation
Færdig
Du kan se trinene og hvor langt, du er i processen øverst i billedet:
OBS: Efter at have gennemført disse trin, får du muligheden for at rette din arbejdsgang til, samt at koble den sammen med udvalgte blanketter – dette bliver nøje gennemgået i andre artikler, som du vil blive henvist til løbende.
Men først, en grundig gennemgang af de fem indledende trin.
2.1. Trin 1: Opret
Når der oprettes nye arbejdsgange er tilgangen lidt anderledes end ved oprettelse af blanketter, da der her kan vælges hvilken kategori, som man ønsker at tage udgangspunkt i – man har valget mellem en “Tom skabelon” eller at vælge noget fra “XFlow Bibliotek”.
Vælger du “XFlow Bibliotek”, kan du springe over nogle af de indledende fem trin – du kan læse om XFlow Biblioteket nedenfor i afsnit 3. Opret ny Arbejdsgangsskabelon – XFlow Bibliotek.
Vælger du derimod “Tom skabelon”, så tage du direkte videre til det næste af de fem trin, Information.
2.2. Trin 2: Information
Når du har trykket på “Tom skabelon” i trin 1, kommer du til en Informations-trinnet, som vises herunder. På denne side har du følgende muligheder:
Her ser du en nummereret oversigt over Informationssiden:
Du kan se, du er nået til andet ud af de i alt fem trin, som man skal igennem for at oprette en Arbejdsgangsskabelon (1)
Du har muligheden for at gå tilbage til forrige trin (2)
Du kan udfylde skabelonens Navn, Beskrivelse og Kategori, samt vælge, om den skal være fælles (3)
For at komme videre til næste trin, har du to valgmuligheder:
Du kan trykke “Opret med standardindstillinger” (4), som tager dig videre til femte trin, som er “Færdig”*.
Du kan trykke “Fortsæt” (5), som tager dig videre til trin tre, Sikkerhed.
*OBS: hvis du bruger “Færdig”-funktionen, så kan du gå baglæns gennem trinene for at se, hvad standardindstillingerne er og eventuelt rette dem til efter behov.
2.3. Trin 3: Sikkerhed
Her kan du opsætte sikkerhedsmæssige indstillinger for Arbejdsgangsskabelonen. Bl.a.:
Opstart: hvem må starte den?
Udfyldelse: hvem må gemme og se hvad?
Sletning- og annulleringsregler: hvornår skal den automatisk slettes?
Her kan du se en fuld oversigt over siden:
På dette trin kan du stadig se, hvor langt du er i processen (1) og du kan også fortsæt vælge mellem at gå tilbage, oprette med standard indstillinger eller fortsætte til næste trin (5).
Derudover kan du til- eller fravælge muligheden for at interne og/eller eksterne brugere kan starte arbejdsgangen samt om den må udfyldes anonymt (2).
I den næste sektion (3) kan du regulere hvem, der kan gemme en kladde af Arbejdsgangen samt skjule eller vise specifikke felter for udfylderen. Her kan du også til- eller fravælge muligheden for, at en opstarter må godkende i en rettighedsgruppe.
OBS: Du kan læse mere om “Kladder” i artiklen her.
I den sidste sektion (4) kan du indstille hvor længe der skal gå, før en Arbejdsgang slettes. Det kan du indstille efter status – altså, hvis Arbejdsgangen har status X (“Afsluttet”, “Kladde”, “Annulleret” eller “Igang”) skal den slettes efter så og så mange dage eller måneder.
OBS: Vær opmærksom på, at der ved en del af indstillingerne er et lille blåt “i” efter teksten. Hvis du fører cursoren over i’et eller klikker på det, så kommer der en lille info-boks, som uddyber den pågældende indstilling.
Når du har vinget de ønskede indstillinger af i boksene, så kan du igen vælge mellem at oprette resten med standardindstillinger eller gå videre til næste trin.
2.4. Trin 4: Dokumentation
Her ved det fjerde trin kan man udfylde navn, emailadresse og noter for den ansvarlige samt for fagpersonen.
Sådan ser trin 4 ud:
Ansvarlig : det kan variere fra bruger til bruger, men ofte vil den ansvarlige være den, som bygger arbejdsgangen. Det er den person, der har ansvaret for, at arbejdsgangen er opdateret, fejl bliver rettet og nødvendige ændringer bliver foretaget.
Fagperson: på nogle arbejdspladser vil man have en “arbejdsgangs-bygger”, som ikke nødvendigvis har faglig viden, erfaring med eller overhovedet er i berøring med det arbejdsområde, som den specifikke arbejdsgang skal understøtte – i sådanne tilfælde giver det god mening at tilføje en fagperson.
2.5. Trin 5: Færdig
Sådan ser trin 5 ud:
Efter at have udfyldt ovenstående trin og trykket “Fortsæt” for sidste gang, så er du færdig med opsætningen af din Arbejdsgangsskabelon – du mangler blot at trykke på “Færdiggør oprettelse”.
Sådan ser siden ud, når du har færdiggjort din skabelon:
Når din Arbejdsgangsskabelon er færdig og du er klar til at tilrette yderligere indstillinger, oprettet et flow i Flowdesigneren og tilrette dine indstillinger for PDF – læs mere om disse trin i afsnit 4.
3. Opret ny Arbejdsgangsskabelon – XFlow Bibliotek
Når du opretter en ny arbejdsgangsskabelon, har du også mulighed for at vælge XFlow Bibliotek, fremfor en tom skabelon.
I XFlow Biblioteket 1.0 kan du finde 100+ løsninger bygget af andre XFlow-kunder, og dem kan du importere til dit eget miljø.
Når du opretter en arbejdsgangsskabelon, får du disse valgmuligheder:
Ovenfor blev det gennemgået, hvordan man gør med en tom skabelon og herunder gennemgår vi, hvad XFlow biblioteket giver af muligheder.
Biblioteket er opdelt i en række kategorier, som gør det nemt at finde den relevante løsning. Under hver kategori, kan du også se, hvor mange skabeloner, der i den.
Her kan du se et overblik over de kategorier, du kan vælge i mellem:
Når du klikker på en kategori, kan du se, hvilke blanketter denne består af og hvilke trin, flowet indeholder.
Her ser du en liste over skabeloner i “Bolig, Miljø og Byggeri”:
Når du klikker på en skabelon, kommer der et pop-up vindue, som viser flere detaljer:
Såfremt du ønsker at oprette en arbejdsgang ud fra den valgte løsning, klikker du blot ‘Opret med skabelon’ nederst i pop-up vinduet.
Herefter skal du angive de indstillinger, som du normalt angiver ved oprettelse af en tom skabelon (se gennemgangen i 2. Opret ny Arbejdsgangsskabelon – Tom skabelon). Det eneste du skal gøre herefter, er at tilpasse dataafleveringerne i flowet, så data afleveres de korrekte steder.
For at tilpasse dataafleveringer skal du gå ind i Flowdesigneren (læs mere om Flowdesigneren her) og indstille de forskellige aktiviteter korrekt.
Når du er inde i Flowdesigneren, klikker du blot på den ønskede aktivitet og vælger de specifikke dele i menuen til højre.
Her er et eksempel:
Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt for jer at dele jeres løsninger i biblioteket, så hvis du ønsker at dele en arbejdsgang med andre XFlow brugere via bibliotektet, skal du endelig kontakte Mette Nielsen (mette.nielsen@xflow.dk). På sigt vil det blive muligt, at du selv kan dele løsninger i Biblioteket.
Løsningerne i biblioteket kommer fra andre XFlow kunder, men er blevet ryddet for al følsom data og information.
4. Færdiggør oprettelse af din nye Arbejdsgang
Efter at have trykket på “Færdiggør Oprettelse” kommer du til en ny side, fyldt med muligheder.
Den nye side ser sådan ud:
I det følgende finder du ultra kort gennemgang af både Indstillinger, Flowdesigner og PDF men du kan også læse en grundigere gennemgang af hver af dem her:
Indstillinger : Her finder du en hel række af forskellige typer af indstillinger, som du kan tilpasse så de matcher dit behov. På alle indstillings-siderne står der mere information om, hvad du skal udfylde og hvordan. Der er indstillinger vedrørende bl.a. Blanketskabeloner, sikkerhed og notifikationer.
Flowdesigneren : Her ser du en oversigt over dit flow – din arbejdsgang. Du kan tilføje forskellige aktiviteter og indstille forholdet mellem disse aktiviteter. Du har også mulighed for at regulere de forskellige aktiviteter og dele af dem.
PDF. : Når du skal lave en PDF af blanketterne i din arbejdsgang, har du overordnet set to muligheder. Du kan vælge PDF-skabelonen “Standard” eller du kan oprette din egen skabelon med dine egne indstillinger. Indstillingerne til begge muligheder finder du i “PDF”-delen.
Nu har du fået en grundig gennemgang af, hvordan man opretter nye Arbejdsgangsskabeloner i XFlow.
Har du lyst til at lære mere, så kan du udforske relevante artikler og brugermanualer her.
