Indstillinger i Arbejdsgangs-skabeloner
Arbejdsgangene i XFlow kan understøtte et væld af processer og procedurer på din arbejdsplads, og de forskellige indstillinger hjælper til at effektivisere og tilrettelægge arbejdsgangene, så de passer til dine behov.
Formål:
I denne artikel gives en grundig gennemgang af de forskellige indstillinger, som man kan anvende i Arbejdsgangsskabelonerne.
Der vil løbende blive henvist til supplerende artikler, som gennemgår andre dele af XFlow.
OBS: Artiklen er lang og kan med fordel bruges som opslagsværk – naviger til specifikke indstillinger via indholdsfortegnelsen.
Sidst redigeret 24/4-24
Indholdsfortegnelse:
1. Introduktion til Indstillinger
2.1. Navn
2.2. Beskrivelse
2.3. Kategori
2.4. Sletning- og annulleringsregler
2.5. Aktiv
2.6. Kopier og filer
2.7. Start arbejdsgang
3. Indstillinger: Blanketskabeloner
3.1. Blanketskabeloner
3.1.1. Tilknyttede Blanketskabeloner
3.1.2. Tilknyt nye Blanketskabeloner
4.1. Opstart
4.2. Indstillinger for udfyldelse
4.3. Startbegrænsning
4.3.1. Baseret på alder
4.3.2. Baseret på rettighedsgruppe
4.3.3. Baseret på intervaller
4.4. Udfyldelseslog
4.5. Fejlsider
4.6. Rettighedsgrupper med adgang til arbejdsgang udenfor flowet
4.7. Adgangsstyring
5. Indstillinger: Notifikationer
5.1. Notifikationer ved dataafleveringsfejl
5.2. Notifikationer
5.3. Opsamlingsmail
5.4. Ekstra info kolonne
6.1. Links til oprettelse af arbejdsgang
6.2. Link parametre til dataaflevering
6.3. Link parametre til feltværdi
6.4. Eksempler
7. Indstillinger: Oplysningspligt
7.1. Standard GDPR-Tekst indstillinger
9. Indstillinger: Dokumentation
10. Indstillinger: Oversættelse
11. Indstillinger: Evalueringer
11.1. Sådan slår du evalueringer til
1. Introduktion til Indstillinger
Når du har oprettet en Arbejdsgangsskabelon er indstillings-siden den første side, som du møder.
Sådan ser Indstillings-siden ud:
I menuen til venstre ses en kategorisk inddeling af forskellige typer af indstillinger. Hver kategori har sine egne specifikke indstillinger.
Kategorierne er:
Generelt
Blanketskabeloner
Sikkerhed
Notifikationer
Links
Oplysningspligt
Ændringslog
Dokumentation
Oversættelse
Evalueringer
Her ser du menuen:
Udover menuen over Indstillings-kategorier, kan du også se en række andre ting på Indstillings-siden. Du kan se en “Gem”-knap (1), som du altid kan benytte, når du har ændret i nogle af indstillingerne. Du kan også se en del af de specifikke indstillinger for hver kategori (2). Derudover kan du se to andre faner, Flowdesigner (3) og PDF (4) – dem kan du læse mere om nedenfor.
Her ser du en nummeret oversigt:
Læs mere om de andre elementer i Arbejdsgangsskabelonerne herunder:
Det var den korte introduktion, nu vil alle de forskellige indstillings-kategorier blive gennemgået enkeltvis.
Som navnet antyder, finder du her de generelle indstillinger for arbejdsgangen. Du kan ændre og/eller tilføje:
Navn
Beskrivelse
Kategori
Sletning- og annullerings regler
Aktiv
Kopier og filer
Start arbejdsgang
De vil hver især blive gennemgået herunder.
2. Indstillinger: Generelt
2.1. Navn
Her kan du ændre navnet på din Arbejdsgangsskabelon:
2.2. Beskrivelse
Her kan du tilføje en beskrivelse til din arbejdsgangsskabelon – det kan give et hurtigt indblik i, hvad arbejdsgangen indeholder og gøre det lettere for dig og andre at finde frem til den rigtige, hvis der er mange arbejdsgange i spil.
Her tilføjer du beskrivelsen:
2.3. Kategori
I drop-down menuen ved kategorier kan du vælge mellem for eksempel “Demo-løsninger” eller andre integrationer, som du har opsat i dit miljø. Læs mere om de forskellige integrationer her.
Her finder du drop-down menuen:
2.4. Sletning- og annulleringsregler
Under Sletning- og annullerings regler har du mulighed for at ændre reglerne for hvornår og under hvilke omstændigheder, en specifik arbedjsgang skal slettes eller annulleres.
Når du trykker på feltet, folder det sig ud og ser sådan her ud:
Vær opmærksom på, at når du ændrer disse indstillinger vil allerede oprettede arbejdsgange fra den valgte skabelon blive ramt med tilbagevirkende kraft.
Du kan opstille regler for sletning og annullering på baggrund af en arbejdsgangs status (Afsluttet, Kladde, Annulleret eller Igang) og antal dage eller måneder, som den skal slettes eller annulleres efter.
2.5. Aktiv
Du kan se mulighederne her:
Under “Aktiv” har du mulighed for at vælge mellem to typer af visninger: du kan vælge at skjule arbejdsgangen fra “Ny blanket”-siden eller at gøre den aktiv og dermed synlig fra siden.
Vær opmærksom på, at selvom arbejdsgangen er skjult, kan den stadig startes via link eller dataaflevering.
2.6. Kopier og filer
Til sidst i de generelle indstillinger har du forskellige muligheder for at dele arbejdsgange med andre, eller for at hente arbejdsgange, som andre har delt med dig.
Lav lokal kopi : benytter du dig af denne knap, oprettes der en kopi som kun den specifikke del af dit miljø, du er
logget ind på, kan tilgå.
Lav fælles kopi : laver du en fælles kopi, kan alle på miljøet tilgå den.
Eksporter til fil : denne funktion kan du bruge, hvis du vil dele en arbejdsgang med nogen, uden for dit miljø eller
organisation.
Importer fra fil. : hvis du har fået tilsendt en arbejdsgang fra nogen, uden for dit miljø eller organisation, kan du
hente den her.
Vær opmærksom på, at hvis du importerer arbejdsgange fra dit eget miljø eller organisation, ville denne version overskrive alle tidligere versioner og specifikke indstillinger vil da gå tabt. Skal der deles arbejdsgange internt i et miljø eller organisation, bør du benytte “Lav lokal kopi” eller “Lav fælles kopi”.
Du kan se de forskellige muligheder for filer eller kopier her:
2.7. Start arbejdsgang
Når du har været igennem ovenstående indstillinger, har du mulighed for at starte arbejdsgangen op. Du klikker blot på knappen “Start arbejdsgang”.
Du kan se knappen her:
Men du har også mulighed for at ændre i mange flere indstillinger, dem kan du læse mere om nedenfor.
3. Indstillinger: Blanketskabeloner
Under indstillingerne “Blanketskabeloner” har du to overordede kategorier, som du kan vælge mellem, “Blanketskabeloner” og “Printvenlig version”.
Du kan se siden samt de to kategorier her:
Læs mere om indstillingsmulighederne i disse kategorier nedenfor.
3.1. Blanketskabeloner
Blankettens navn (1)
En eventuel beskrivelse af blanketten (2)
Hvem der ejer blanketten (3)
Om den er aktiv (4)
To pile, som man kan benytte sig af,
hvis man vil ændre i rækkefølgen (5)En “Fjern”-knap (6)
Her ser man en oversigt over de blanketskabeloner, som allerede er tilknyttet den specifikke arbejdsgang. Oversigten består af en række kolonner:
3.1.1. Tilknyttede Blanketskabeloner
Her kan du se en nummereret oversigt:
Tilknyttede blanketskabeloner kan slettes ved at fjerne dem fra alle aktiviteter i flowdesigneren og derefter trykke på ”Slet” yderst i højre side. Hvis tilknyttede blanketskabeloner ønskes slettet, må de hverken vises eller være i read-only på aktivitetsskabelonerne.
Du kan også tilknytte nye blanketskabeloner til din arbejsgang. Du kan skrive enten enkelte søgeord (1) eller kategorier (2) ind og så trykke “Søg” (3).
Herefter viser der sig en liste over matchende blanketter (4) hvor du kan vælge den ønskede og tilføje dem til din arbejdsgang ved at trykke “Tilføj” (5).
3.1.2. Tilknyt nye Blanketskabeloner
Her kan du se en nummereret oversigt:
Du kan både søge efter og tilknytte lokale og fælles skabeloner. Blanketskabelonen skal dog være markeret som “Aktiv”, ellers vil de ikke optræde i søgeresultaterne.
3.2. Printvenlig arbejdsgang
På denne underside kan du aktivere muligheden for at hente arbejdsgangen som print (1) og vælge den printvenlige Blanketskabelon, hvis samme skabelon findes i flere versioner (2).
Her kan du se en nummereret oversigt:
OBS: Du skal oprette blanketskabeloner med typen "print" for at de kan tilknyttes her. Når der er tilknyttet en printvenlig blanketskabelon til arbejdsgangskabelonen, kan brugere få fat i printet på to måder. Den ene mulighed under "Ny blanket" på brugerdelen og den anden mulighed på første trin under udfyldelsen. Her vil der fremgå en print knap som stopper arbejdsgangen og henter den valgte printvenlige blanket. Har man valgt at arbejdsgangen skal printes kan man ikke gå tilbage til arbejdsgangen igen
Indstillingerne for Sikkerhed er delt ind i en række underkategorier, hver kategori bliver gennemgået herunder.
4. Indstillinger: Sikkerhed
4.1. Opstart
Her kan du krydse af, hvem der må starte arbejdsgangen. Du kan vælge mellem en eller flere af følgende:
Interne brugere
Eksterne MitID brugere
Anonymt
Og så har du også muligheden for at slå til eller fra, om anonyme udfyldere får vist en kvitteringsside.
Her ser du indstillingerne for Opstart:
OBS: I XFlow kan du via de små “i’er” læse mere om, hvad der definerer en intern, ekstern og anonym bruger – du skal blot holde musen over i’et.
4.2. Indstillinger for udfyldelse
Her kan du vælge de indstillinger, som påvirker hvad udfylderen kan se og gøre under selve udfyldelsen.
Du kan:
Vælge om eksterne og/eller interne brugere må gemme kladde af arbejdsgangen
Skjule notatfelt for udfylder
Vise blanketoverblikket for udfyldere
Skjule udfylderens navne i blanketoverblikket ved brug af parallelt flow.
Slå til eller fra, om opstarteren af arbejdsgangen må godkende i rettighedsgruppen
Slå til eller fra, om udfylderen må udfylde eller godkende senere i flowet
Her ser du indstillingerne for Udfyldelse:
Ligesom ovenfor, er der også her små “i’er”, hvor man kan få mere information ved at holde musen over.
4.3. Startbegrænsning
Med disse indstillinger kan du påvirke opstarten af arbejdsgangen og det kan du gøre på baggrund af tre kriterier, som bliver gennemgået herunder (1).
Du kan også slå til eller fra om arbejdsgangen kan startes i anviste perioder. Hvis du slår det til, er arbejdsgangen kun aktiv i valgte start- og slutperiode (2).
Her kan du se en nummereret oversigt over indstillingerne for Startbegrænsning
Hvis du vil begrænse på baggrund af alder, skal du blot indtaste den ønskede minimumsalder. Vælger du alder, skal brugeren have et gyldigt CPR-nummer og ikke være tilknyttet en virksomhed. Det er desuden ikke muligt at anvende denne begrænsning ved anonym-login.
4.3.1. Baseret på alder
4.3.2. Baseret på rettighedsgruppe
Her vælger du blot en gruppe fra drop-down menuen. Man kan sagtens vælge flere rettighedsgrupper. Du kan læse mere om rettighedsgrupper her.
4.3.3. Baseret på intervaller
Her vælger du blot en begrænsning fra drop-down menuen. Begrænsningen går på, hvor tit den samme person kan starte arbejdsgangen op.
4.4. Udfyldelseslog
Udfyldelsesloggen dækker over de indstillinger, der påvirker, i hvilken grad ændringer foretaget på blanketter er synlige for brugeren.
Du kan slå følgende til eller fra:
Vis bjælken “Alle ændringer” under blanketoverblik
Vis ændringer foretaget på en blanket, direkte på blanketten
Skjul udfylderens navn fra ændringer registreret i udfyldelsesloggen, direkte på blanketten
Inkluder udfyldelseslog i PDF af arbejdsgangen
Her ser du indstillingerne for Udfyldelsesloggen:
4.5. Fejlsider
Under indstillingerne til Fejlsider finder du to drop-down menuer, hvor du kan vælge mellem nogle forskellige fejlsider, som brugeren kan få vist.
For eksempel hvis en person forsøger at opstarte en arbejdsgang uden at arbejdsgangsskabelonen er aktiv, så kan man bruge en fejlside til at informere personen om problemet.
Der kan også ske uventede fejl ved arbejdsgange og til disse har man også mulighed for at indstille en fejlside.
Her ser du indstillingerne for Fejlsider:
Husk at du kan få tips og tricks via de små “i’er”.
4.6. Rettighedsgrupper med adgang til arbejdsgang udenfor flowet
Med denne indstilling har du mulighed for at give specifikke rettighedsgrupper adgang til arbejdsgangen, uden at de er en del af flowet.
Her ser du indstillingerne for Rettighedsgrupper:
Bemærk at hvis organisationsindstillinger “Bruger kan kun se blanketter brugeren har været involveret i” er slået til, vil brugeren med denne rettighed stadig få vist blanketter.
Den sidste sikkerhedsindstilling er Adgangsstyring, som du kan bruge til at låse en arbejdsgang. Via de to drop-down menuer kan du vælge de interne brugere eller rettighedsgrupper, som skal have adgang til arbejdsgangen alligevel.
4.7. Adgangsstyring
Når arbejdsgangsskabelonen er låst, er det stadig muligt at tilgå skabelonen som readonly. Skulle brugeren, der er tilknyttet, blive slettet, vil arbejdsgangsskabelonen stadig være låst og en systemadministrator vil skulle ændre adgangsstyringen.
Her ser du indstillingerne for Adgangsstyring:
Bemærk at de valgte brugere stadig skal have enten rettigheden “Adgang til arbejdsgangsskabeloner” eller “Rediger fælles arbejdsgange”.
5. Indstillinger: Notifikationer
Både i en simpel og en kompleks arbejdsgang kan der være mange trin eller begivenheder, som man gerne vil kunne informere om automatisk. Det kan for eksempel være, når en blanket bliver afvist eller når arbejdsgangen er afsluttet – dette om mere til kan man indstille i Notifikationer.
Siden med notifikationsindstillinger ser sådan ud:
5.1. Notifikation ved dataafleveringsfejl
Under disse indstillinger har du tre muligheder:
Du kan tilføje e-mail adresser, som skal modtage notifikationer, hvis dataafleveringen fejler (1).
Du kan slå til eller fra om seneste udfylder og/eller alle involverede i flowet, skal have besked om en fejlet dataaflevering (2).
Via “Mine blanketter” kan du vise fejlede arbejdsgange til specifikke rettighedsgrupper. Du vælger blot gruppen i drop-down menuen og trykker “Tilføj”. (3)
Hvis en dataaflevering slår fejl, er det vigtigt at få informeret relevante personer hurtigst muligt og gerne automatisk.
Her kan du se en nummereret oversigt over notifikationer ved dataafleveringsfejl
Du kan læse mere om opsamlingsmails her.
5.2. Notifikation ved annullering
Hvis nogen annullerer arbejdsgangen vil det som regel være relevante at informere om dette.
I disse indstillinger har du også tre muligheder:
Du kan via drop-down menuen vælge den beskedkanal, som involverede brugere modtager annulleringsbeskeder fra (1). Det kan for eksempel være via email eller Digitalpost.
Du sende beskeder til brugere, man har udfyldt for – altså, du kan notificere anden udfylder ved brug af “udfylder for anden”-funktion og/eller du kan notificere anden udfylder med vedhæft PDF fil, som indeholder den udfyldte blanket. (2)
Du kan også til- eller fravælge, om udfylder af blanketten skal notificeres, hvis blanketten bliver afvist fra godkendertrin (3).
Her kan du se en nummereret oversigt over notifikationer ved annullering:
5.3. Opsamlingsmail
Opsamlingsmailen fungerer som en reminder eller en status på selve arbejdsgangen. I den får man bl.a. At vide, hvis der er opstået fejl i flowet.
I disse indstillinger har du tre muligheder:
Du kan til- eller fravælge, om der skal sendes en opsamlingsmail.
Du kan bruge specifikke opsamlingsmails til arbejdsgangen
Du kan, via drop-down menuen, vælge hvilken opsamlingsmail e-mailskabelon, der skal benyttes.
Her kan du se en nummereret oversigt over notifikationer ved opsamlingsmail:
5.4. Ekstra info kolonne
Både under “Mine blanketter” og på søgesiden kan man se en kolonne med ekstra info.
Du kan se kolonnen på søgesiden her:
I det første felt kan du tilføje en valgfri tekst, som kan blive vist i starten af ekstra info-kolonnen (1).
I drop-down menuen under kan du vælge et felt fra din Blanketskabelon til ekstra info (2).
Her kan du se en nummereret oversigt over Ekstra info kolonne: