Introduktion til opsamlingsmails
Opsamlingsmails er beskeder som automatisk udsendes til brugere via E-mail eller digital post med henblik på at give en statusopdatering på udfyldelse af en arbejdsgang. Opsamlingsmails kan både være generelle, men der kan også anvendes særlige opsamlingsmails til specifikke arbejdsgange.
Formål:
Formålet med denne artikel er at introducere dig til opsamlingsmails - herunder logikken bag opsamlingsmails, forskellen på generelle og specifikke opsamlingsmails, samt opsætningen og anvendelsen af opsamlingsmails i systemet.
Sidst redigeret: 19/04/2024
Indholdsfortegnelse:
4.1. Tilføj arbejdsgang til opsamlingsmail
4.2. Tidspunkt for afsendelse af opsamlingsmail
4.3 Deaktiver opsamlingsmails for interne eller eksterne brugere
4.4 Send opsamlingsmails for kladder
4.5 Begræns opsamlingsmails på brugerniveau
1. Introduktion
Opsamlingsmails skal ses- som navnet indikerer- som en form for opsamling, som kan give en status på arbejdsgange i systemet. Man vil som bruger af XFlow derfor ofte møde opsamlingsmails, idet systemet automatisk sender en mail afsted ved manglende eller ventende udfyldelser. Det er vigtigt at nævne, at der både findes generelle, mere overordnede opsamlingsmails samt specifikke opsamlingsmails, som relaterer sig mere specifikt til en enkelt arbejdsgang.
Bemærk: Opsamlingsmails bliver sendt igennem den beskedkanal, som organisationen selv har valgt. Ofte vil det være sat til "E-mail", hvorfor der ikke umiddelbart vil være problemer. I andre tilfælde vil beskedkanalen være "Digital Post", hvor I kan opleve, at eksempelvis borgere ikke får tilsendt en opsamling, hvis de ikke er tilmeldt Digital Post.
Disse ændringer kan foretages ved at klikke på Indstillinger under Organisation i menuen til venstre på administrationssiden. Her vælges efterfølgende Besked, hvorefter du kan ændre indstillingerne for beskeder i din organisation.
2. Generelle opsamlingsmails
Den generelle opsamling kan give svar på flere ting, som kan være til gavn for brugeren som en påmindelse. Det kan bl.a. gælde:
Antal blanketter, der venter på at blive udfyldt af dig- brugeren
Antal blanketter, der venter på at blive udfyldt af en rettighedsgruppe, som du er medlem af
Antal blanketter, der venter på at blive udfyldt af dig som substitut for en anden
Antal blanketter, der ligger og fejler
Ideen med generelle opsamlingmails er - som navnet antyder- at de skal kunne sendes ud til en række forskellige brugere med henblik på holde dem opdateret med arbejdsopgaver, som venter på dem i XFlow. Din organisations generelle opsamlingsmail sættes op ved at klikke på Organisation > Beskedskabeloner > Systemskabeloner > Opsamlingsmail. Du kan herefter definere, hvilken information du ønsker at medgive i den generelle opsamlingsmail.
Her finder du skabelonen for den generelle opsamlingsmail
Ligesom med øvrige beskedskabeloner, består opsætningen af opsamlingsmailen af en kombination af tekst og flettefelter. Flettefelter giver dig mulighed for at berige opsamlingsmailen med information, som hentes fra modtagerbrugeren. Det kan for eksempel være flettefeltet [AntalBlanketterBruger], som henter information om, hvor mange arbejdsgange der afventer brugerens udfyldelse.
Eksempel på, hvordan flettefelter henter informationer fra modtageren, som anvendes til at give informationer om, hvilke arbejdsgange der afventer brugerens udfyldelse
3. Specifikke opsamlingsmails
Specifikke opsamlingsmails er opsamlingsmails, som anvendes til at følge op på specifikke arbejdsgange. Disse typer af opsamlingsmails anvendes ofte, når en arbejdsgang kræver særlig opmærksomhed eller hurtig behandling. Specifikke opsamlingsmails vil blive sendt som supplement til den generelle opsamlingsmail. En bruger vil derfor både kunne modtage generelle opsamlingsmails sammen med en række specifikke opsamlingsmails.
Specifikke opsamlingsmails oprettes som en almindelig beskedskabelon under Organisation > Beskedskabeloner > Brugerdefinerede skabeloner i menuen i administrationsdelen.
Klik på Opret ny i øvre højre hjørne for at oprette en beskedskabelon, som skal fungere som specifik opsamlingsmail
For at kunne anvende beskedskabelonen som opsamlingsmail kræver det dog, at du vælger kategorien Opsamlingsmailskabelon til specifik arbejdsgang.
Vælg kategorien Opsamlingsmailskabelon til specifik arbejdsgang for at kunne anvende beskedskabelonen som opsamlingsmail
Når du har oprettet den specifikke opsamlingsmail, skal den tilføjes til den ønskede arbejdsgang. Dette gør du ved at åbne arbejdsgangskabelonen og klikke på Notifikationer. Herefter afkrydses feltet Brug specifik opsamlingsmail til arbejdsgangen. Det sidste du mangler er nu at vælge den beskedskabelon, som du ønsker at udsende som specifik opsamlingsmail. Dette gør du i dropdown menuen under tjekboksen
Tilføj den specifikke opsamlingsmail under indstillingerne for arbejdsgangskabelonen
4. Tilpasning i systemet
Opsætning og tilpasning af opsamlingsmails kan foretages fra flere forskellige steder i systemet. I det følgende gennemgås derfor en række indstillinger, som kan være relevante for brugen af opsamlingsmails i XFlow
4.1. Tilføj arbejdsgang til opsamlingsmail:
For at tilføje arbejdsgange til opsamlingsmailen skal dette vælges under arbejdsgangskabelonen. Dette vælges under Notifikationer. Ønskes det at arbejdsgangen indgår, afkrydses feltet Send opsamlingsmail. Ønskes det ikke, skal krydset fjernes.
Klik på Send opsamlingsmail for at tilføje arbejdsgangen i den generelle opsamlingsmail
4.2. Tidspunkt for afsendelse af opsamlingsmail:
Du har mulighed for at vælge, hvornår opsamlingsmails skal afsendes. Dette gør du under Organisation > Indstillinger > Generelt. Udover at vælge, hvad tid på døgnet mailen skal sendes, kan du også vælge, om opsamlingsmails også skal sendes i weekenden.
Indstillinger for afsendelse af opsamlingsmails
4.3. Deaktiver opsamlingsmails for interne eller eksterne brugere
Under "Organisation > Indstillinger > System" kan det bestemmes, hvorvidt opsamlingsmails for interne og eksterne brugere i systemet skal (de)aktiveres. Interne brugere kan bl.a. være medarbejdere, mens eksterne brugere kan være borgere med tilknytning til systemet
Indstillinger for deaktivering af opsamlingsmails for interne eller eksterne brugere
4.4. Send opsamlingsmails for kladder
Under "Organisation > Indstillinger > System" kan det bestemmes, om kladder skal indgå i opsamlingsmails. ønskes dette, skal tjekboksen afkrydses. Læs mere om kladder her.
Indstillinger for kladder i opsamlingsmails
4.5. Begræns opsamlingsmails på brugerniveau
Det er muligt at tilpasse, hvor ofte enkelte brugere skal modtage opsamlingsmails. Dette gøres ved at fremsøge en bruger under Organisation > Alle brugere. Herefter kan det vælges, om en bruger skal modtage opsamlingsmails dagligt eller ugentligt. Såfremt det vælges, at en bruger skal modtage opsamlingsmails ugentligt, skal det også vælges, hvilken dag på ugen, som opsamlingsmailen skal modtages. Opsamlingsmailen vil komme på det tidspunkt som defineres under organisationsindstillingerne.
Begrænsninger ift. opsamlingsmails på brugerniveau indstilles under den enkelte bruger