Dokumenter og dokumentkategorier
Formål:
Denne artikel forklarer, hvordan du bruger dokumentkategorier og hjælpedokumenter i XFlow. Dokumentkategorier hjælper med at organisere og samle relaterede hjælpedokumenter, som giver et struktureret overblik og hurtig adgang. Hjælpedokumenter fungerer som vejledninger og ressourcer, der kan integreres direkte i workflows for at støtte brugere, når de arbejder i systemet og som hjælp til interne brugere i din organisation.
Sidst redigeret: 18/02/2025
Indholdsfortegnelse:
1.1. Opret ny dokumentkategori
2.1. Opret nyt hjælpedokument
2.1.1. Brugerdelen
2.1.2. Tilgå hjælpedokument
3. Brug hjælpedokument i en blanket
3.1. Brug hjælpedokument i flowdesigneren
1. Dokumentkategorier
Dokumentkategorier er kategorier, som du opsætter for at samle flere relaterede hjælpedokumenter. Du finder dokumentkategorierne ved at trykke på Hjælpeværktøjer > Dokumentkategorier i venstre menu i adminstrationsdelen.
1.1. Opret ny dokumentkategori
På siden Dokumentkategorier ser du et overblik over nuværende kategorier i dit miljø samt muligheden at oprette et nyt i højre hjørne.
Tryk på Opret ny for at oprette en ny dokumentkategori. Her skal du udfylde:
Kategoriens navn
Kategoriens beskrivelse
Angiv om beskeder i denne kategori skal vises på hjælpesiden på brugerdelen.
Hvis du angiver, at beskeder i denne kategori skal vises på hjælpesiden, kan det ses af alle brugere i miljøet.
2. Dokumenter
Dokumentkategorier er kategorier, som du opsætter for at samle flere relaterede hjælpedokumenter. Du finder dokumentkategorierne ved at trykke på Hjælpeværktøjer > Dokumentkategorier i venstre menu.
2.1. Opret nyt hjælpedokument
Du kan oprette hjælpedokumenter ved at trykke på Hjælpeværktøjer > Dokumenter i venstre menu og trykke på Opret ny i højre hjørne.
Her skal du udfylde hjælpedokumentets navn og beskrivelse, uploade dokumentet til miljøet, vælge hvilken dokumentkategori filen skal høre under, og angive hvem der skal have adgang til at kunne se dokumentet.
Opret og vælg hvem skal have adgang til dokumentet
2.1.1. Adgang
Hvis du angiver, at alle skal have adgang til at se hjælpedokumentet, kan både administration og brugere (interne og eksterne) tilgå det. Hvis du vælger Brugere, kan kun interne og eksterne brugere se dokumentet, og hvis du vælger Administratorer, er det kun administratorer, der kan se dokumentet.
Hvis du eksempelvis angiver, at alle skal kunne se dokumentet, er det muligt for en ekstern person, der ikke er oprettet som en bruger i dit miljø, at tilgå hjælpedokumentet.
Dette kan være relevant, når en ny bruger skal oprettes eller logge på for første gang. Her kan den eksterne bruger trykke Hjælp?, inden de vælger login-muligheder til miljøet, hvor de får vist de hjælpedokumenter, der er tilgængelige for alle.
Tryk Hjælp? og se tilgængelige hjælpedokumenter
2.1.2. Brugerdelen
Du kan tilgå et hjælpedokument ved at navigere til brugerdelen og trykke på menupunktet Hjælp. Herunder ser du valgmuligheden Hjælpedokumenter, hvor du direkte kan downloade dokumentet.
3. Brug hjælpedokument i blanket
I XFlow er det muligt at bruge de hjælpedokumenter, som uploades under Dokumenter direkte i en blanketskabelon.
Opret en ny blanketskabelon og indsæt feltet Hjælpedokument til din blanketskabelon.
Her skal du angive:
Feltnavn
Overskrift til hjælpedokumentet
Kort beksrivelse
Udfyld indhold og indstillinger til dit hjælpedokument
Tryk på Generelt i feltets indstillinger.
Her skal du vælge:
Det dokument, der skal uploades i hjælpesider/dokumenter
Hvilke muligheder brugeren har for at kunne se dokumentet
Tekst, der vises på knappen for download
Tekst for knappen, der tillader bruger at se dokumentet i sin browser.
Du kan finde det hjælpedokument, som tidligere er uploadet til miljøet gennem Hjælpeværktøjer > Dokumenter.
Det er muligt at vedhæfte op til 4 hjælpe-dokumenter, der indgår i en arbejdsgang i én dataaflevering.
3.1. Brug hjælpedokument i flowdesigneren
Når en blanket, som indeholder et eller flere hjælpedokumenter, indgår i en arbejdsgang, kan du indstille dine dataafleveringer til at indeholde specifikke hjælpedokumenter. Dette gør du ved at ved at udfylde flettefelterne SendSpecifiktDokument… i flowdesigneren, når du opsætter en dataaflevering.
Du kan bruge hjælpedokumenter fra blanketskabelonen i din dataaflevering
