Autotekster
1. Oprettelse af autotekster
Vigtigt: Det er kun brugere med rettigheden ‘Opret og rediger standardtekster og autotekster’, der har adgang til oprette og redigere autotekster, hvorfor det vil være oplagt, at der er en fra hver afdeling i kommunen, der har denne rettighed.
Autoteksterne oprettes og redigeres centralt i XFlow under menupunktet “Hjælpeværktøjer > Autotekster”.
Under “Hjælpeværktøjer” i menuen til venstre ses feltet “Autotekst”
Siden giver et overblik over de autotekster, der er oprettet i dit organisationsmiljø og giver deusden indblik i kategori, status, ejer og navn for den enkelte autotekst.
For at oprette en autotekst klikkes der først ind på “Opret autotekst”
Obs. Autotekst kategorier oprettes på feltet ved siden af “Opret autotekst” ved navn “Opret kategori”.
Der vil derefter komme følgende fane frem, hvoraf du kan navngive Autoteksten og putte den ind i en kategori, så det bliver nemmere at fremsøge den relevante autotekst. Herefter trykkes der på “Gem”.
Du vil herefter blive mødt af en side, der ser således ud:
I højre hjørne ses knappen “Opret Autotekst”
Du kan angive navn og kategori for den nye autotekst
Autoteksten er nu blevet oprettet, hvoraf du kan klikke ind på den i menuen.
Du vil efterfølgende komme ind på følgende side, hvor du vil have mulighed for at skrive autoteksten, samt en eventuel engelsk sprogversionering.
Hvis du markerer feltet "Autotekst kan anvendes i feltet 'Tekstfelt'", kan autoteksten bruges i både 'Tekstfelt' og 'Tekstfelt med formatering'. Vær dog opmærksom på, at formatering ikke kan anvendes på teksten. Hvis du ønsker at anvende formatering på autoteksten, skal du undlade at sætte flueben her. I så fald vil autoteksten kun kunne bruges i 'Tekstfelt med formatering'.
OBS: Det er kun brugere med rettigheden ‘Benyt autotekster’, der kan gøre brug af autoteksterne i tekstfelterne. Når du har denne rettighed, vil du på alle ‘Tekstfelter’ og ‘Tekstfelter med formatering’ have mulighed for at anvende autotekster.
Ved at trykke ind på den valgte Autotekst, har du mulighed for at skrive, redigere og gemme autoteksterne
2. Anvendelse af autotekster
I det følgende afsnit gennemgås det, hvordan du kan indsætte autotekster i dit tekstfelt.
Når en medarbejder, f.eks. en sagsbehandler, er i gang med en udfyldelse og skal udfylde et tekstfelt, kan vedkommende via en knap på feltet, vælge en af de oprettede autotekster. Autoteksterne er inddelt i kategorier, og det er desuden muligt at søge i autoteksterne.
Knap i tekstfeltet til at indsætte autotekster
Herefter har du mulighed for at se og indsætte de oprettede autotekster.
Overblik over de tilgængelige autotekster
Når den prædefinerede autotekst er valgt, har medarbejderen fortsat mulighed for at redigere i denne efterfølgende (f.eks. med datoer, tilføjelser osv.)
Den valgte autotekst er nu indsat, hvoraf du stadigvæk har mulighed for at redigere i den
