Version 2023.4 – 27. november 2023

I det følgende kan du læse om de nye funktioner og rettelser, som version 2023.4 af XFlow indeholder.

Onsdag den 29. november vil XFlow begynde udrulningen af release 2023.4 for SaaS-kunder.

Hvis I er On-Premise kunde, skal I huske at bestille tid til jeres opdatering. Opdateringen af On-Premise kunder er mulig fra onsdag den 6. december 2023.

Se gennemgangen af releasen her

  • Integration til ESDH-systemet Acadre

  • Integration til betalingsløsningen Pensopay

  • Nyt design af ‘Opret ny’-funktionen under arbejdsgangsskabeloner

  • XFlow Bibliotek 1.0

  • Loginmetode vises i blanketoverblikket

  • Opret eksterne brugere med dataafleveringen ’Opret bruger’

  • Oprydning i felters opsætning

Indhold i Release 2023.4

  • Nye funktioner i datofelterne

  • Se hvem du er i rettighedsgruppe med

  • Udvidelse af Digital Post-aflevering (Kommune)

  • Inviter virksomheder ind i flowet via CVR

  • Træk værdier fra en liste eller tabel med i dataafleveringer

  • Mindre ændringer og tilføjelser

  • Fejlrettelser

Integration til ESDH-systemet Acadre

Vi er glade for at kunne fortælle, at XFlow nu har en integration til ESDH-systemet Acadre. Dette betyder, at de af jer, der anvender Acadre har mulighed for at oprette og opdatere sager i Acadre gennem datafleveringer i XFlow. Helt specifikt er der med denne nye integration tre mulige Acadre dataafleveringer: Opret sag, Opret ejendom sag og Opdater sag.

Her kan du se de tre mulige dataafleveringer:

I vejledningen Integration til Acadre kan du læse, hvilke krav der skal opfyldes, for at I kan tage integrationen til Acadre i brug i din organisation.

Vær opmærksom på, at integrationen til Acadre er et tilkøb. Hvis du ønsker at få tilsendt en pris, skal du endelig tage fat på Matilde Fevre (matilde.fevre@visma.com).

Integration til betalingsløsningen Pensopay

I denne opdatering af XFlow har vi udviklet en integration til betalingsløsningen Pensopay. Denne integration er designet til at gøre det lettere for jer, der benytter Pensopay, at integrere jeres betalingsprocesser direkte ind i jeres arbejdsgange i XFlow.

Her slår du betaling til i XFlow

Sådan ser betaling men Pensopay ud i XFlow

For at opsætte integrationen mellem XFlow og Pensopay, skal du følge en række trin, der sikrer, at alt er korrekt konfigureret og klar til brug, hvorefter du vil kunne tage funktionen i brug. Nedenstående vejledninger beskriver hhv. hvordan integrationen konfigureres og hvordan betalingsfunktionen anvendes, når denne er sat op.

Vær opmærksom på, at integrationen til Pensopay er et tilkøb. Hvis I ønsker at få tilsendt en pris, skal I endelig tage fat på Matilde Fevre (matilde.fevre@visma.com).

Nyt design af “Opret ny arbejdsgangsskabelon”-funktionen

I denne opdatering har vi givet funktionen ‘Opret ny’ under fanen ‘Arbejdsgangsskabeloner’ på administrationssiden et nyt design. Når du klikker på denne knap, vil du nu blive mødt af to muligheder: ‘Tom skabelon’ og ‘XFlow Bibliotek’. Sidstnævnte beskrives under punktet XFlow Bibliotek 1.0.

Når du har klikket “Opret ny”, kommer disse muligheder frem

Når du ønsker at oprette en tom arbejdsgangsskabelon, vil du nu skulle igennem nogle faste trin for at oprette skabelonen. Dette er for at sikre, at der altid bliver taget stilling til de mest relevante indstillinger for en arbejdsgangsskabelon. Denne proces består af fem trin. Når disse er gennemgået kan du opsætte flowet for arbejdsgangsskabelonen som normalt. De indstillinger, som du angiver under oprettelsen af skabelonen, kan altid ændres.

Trin 2: Information

Trin 3: Sikkerhed

Trin 4: Dokumentation

Trin 5: Færdig

XFlow Bibliotek 1.0

Vi er nu klar med første version af det nye XFlow Bibliotek, hvor I kan finde 100+ løsninger bygget af andre XFlow-kunder, som I kan importere til jeres eget miljø. 

I finder XFlow Biblioteket ved at klikke på ‘Opret ny’ under fanen ‘Arbejdsgangsskabeloner, hvorefter I klikker på kassen ‘XFlow Bibliotek’.

Her kan du tilgå XFlow Biblioteket 1.0

Biblioteket er opdelt i en række kategorier, som gør det nemt at finde den relevante løsning. Når du klikker på en løsning, kan du se, hvilke blanketter denne består af og hvilke trin flowet indeholder.

Her kan du se nogle af kategorierne

Såfremt du ønsker at oprette en arbejdsgang ud fra den valgte løsning, klikker du blot ‘Opret med skabelon’ og herefter skal du angive de indstillinger, som du normalt angiver ved oprettelse af en tom skabelon. Det eneste du skal gøre herefter, er at tilpasse dataafleveringerne i flowet, så data afleveres de korrekte steder.

Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt for jer at dele jeres løsninger i biblioteket, så hvis du ønsker at dele en arbejdsgang med andre XFlow brugere via bibliotektet, skal du endelig kontakte Mette Nielsen (mette.nielsen@xflow.dk). På sigt vil det blive muligt, at du selv kan dele løsninger i Biblioteket.

Løsningerne i biblioteket kommer fra andre XFlow kunder, men er blevet ryddet for al følsom data og information.

Loginmetode vises i blanketoverblikket

I blanketoverblikket er det nu muligt at se, hvilken loginmetode en bruger har anvendt i forbindelse med en udfyldelse. Dette kan ses for hvert trin i arbejdsgangen.

Dette kan for eksempel være en hjælp, i tilfælde hvor en arbejdsgang fejler. Her vil du via blanketoverblikket kunne se, hvilken loginmetode der er blevet brugt.

Eksempel på, at man kan se loginmetode:

Opret eksterne brugere med dataafleveringen ‘Opret Bruger’

Med dataafleveringen ‘Opret bruger’ kan I nu også oprette eksterne brugere i XFlow. Indtil nu har det kun været muligt at oprette en bruger med rollen ‘Standard’. 

For at oprette en ekstern bruger, skal I sætte flueben ud for OpretSomEkstern’. Derudover skal I angive brugerens CPR-nummer. Når I anvender denne dataaflevering til at oprette en ekstern bruger, sendes der en invitation til brugeren via Digital Post.

Du kan blot tilføje “Udfylders CPR-nummer” i Værdi-listen

Ønsker I at oprette en bruger med rollen ‘Standard’ skal I indtaste fornavn, efternavn og e-mail og undlade at sætte flueben ud for 'OpretSomEkstern'. I dette tilfælde vil brugeren modtage en invitation via mail.

Oprydning i felters opsætning

Der er blevet foretaget en oprydning i opsætningen for de enkelte felter med henblik på at skabe et bedre overblik, når I bygger jeres blanketter.

Vi har derfor flyttet en række af de forskellige felters indstillinger ned i nogle paneler, der kan foldes ind og ud. De indstillinger, der ikke er blevet lagt i paneler, er de indstillinger, der er mest anvendt.

Eksempel på Person-feltets nye opsætning

Nye funktioner i datofelterne

Vi har lavet en række opdateringer til vores datofelt-funktioner, som forhåbentlig vil gøre det endnu lettere at håndtere datoer i XFlow.

Opdatering af værdier i ‘Dato’-felt begrænsning:

  • Brugere har nu mulighed for at opdatere værdier direkte ind i datofeltets varighedsbegrænsning fra et talfelt. Denne nye værdi vil erstatte den eksisterende varighed, som er sat på feltet. Bemærk, at denne funktion ikke kan anvendes sammen med "opdater felt”-funktionaliteten

Det nye data-felt

​Forbedret håndtering af start- og slutdatoer:

  • Startdato begrænsning: Brugere kan nu indstille en startdato med samme fleksibilitet som i det eksisterende ‘Dato’-felt.

  • Slutdato begrænsning: Slutdatoen kan nu sættes til et minimum og maksimum antal dage efter startdatoen, hvilket giver yderligere kontrol over datointervaller.

  • Dato Låsning: Det er nu muligt at låse både start- og slutdatoer, hvilket tillader præudfyldning med enten hardcodede datoer eller dagsdato.

Det nye Start og Slutdato-felt

‘Dagantal’ begrænsning:

  • Denne funktion ligner de nye forbedringer for start- og slutdatoer, hvor brugere kan indstille begrænsninger for minimum og maksimum antal dage fra startdatoen.

Det nye Dagantal-felt

Dag- og Timeantal Begrænsning:

  • Udover dagantal, kan brugere nu også angive timeantal for en endnu mere præcis datostyring.

Det nye Dag- og Timeantal-felt

Se hvem du er i rettighedsgruppe med

Der er blevet tilføjet en ny rettighed, der gør, at du under "Mine oplysninger" kan få vist de brugere, du er i rettighedsgruppe(r) med. Her er det muligt at se hver rettighedsgruppe og de personer, derer i samme rettighedsgruppe. Det er kun muligt at få dette overblik for de rettighedsgrupper, man selv er med i.

Under ‘Funktioner’ —> ‘Mine oplysninger’ kan du se ‘Dine Rettighedsgrupper’. Når du klikker på en rettighedsgruppe, folder denne sig ud og du kan se hvem der er med i gruppen.

Dette aktiveres ved at slå rettigheden ‘Se rettighedsgruppens øvrige brugere’ til for de ønskede roller.

Her slår du rettigheden til

Systemadministratorer vil få vist de rettighedsgrupper, som vedkommende er direkte tildelt med flueben.

Udvidelse af Digital Post-aflevering (Kommune)

XFlow har forbedret Digital Post-afsendelsen for kommuner ved at introducere to nye funktioner, der forenkler og effektiviserer måden, hvorpå Digital Post håndteres og sendes fra XFlow.

  1. Digital Post-afleveringen understøtter nu forsendelser til specifikke kontaktpunkter frem for generelle virksomhedsadresser (CVR). Dette opnås ved at tildele en unik identifikator (UUID) til det ønskede modtagelsespunkt for hver enkelt forsendelse.

Eksempel: Forestil dig, at kommunens tekniske forvaltning skal sende en opdatering om et nyt vejprojekt til Miljøafdelingen. I det traditionelle format vil kommunikationen blive sendt til kommunens hovedindbakke, hvilket ofte resulterer i, at meddelelsen først skal igennem flere led, før den når den relevante afdeling, i dette tilfælde Miljøafdelingen. Med XFlows nye funktioner kan kommunen imidlertid anvende en unik identifikator (UUID) for at sikre, at Digital Post-forsendelsen går direkte til Miljøafdelingen i kommunen. Dette betyder, at når kommunens tekniske afdeling sender information om det nye vejprojekt, vil den unikke identifikator sikre, at meddelelsen lander direkte hos de medarbejdere, der er ansvarlige for at håndtere og reagere på sådanne henvendelser i Miljøafdelingen.

  1. Derudover er det nu også muligt at konfigurere en svar-adresse for hver Digital Post-forsendelse. Modtagere kan anvende denne adresse til at sende et direkte svar tilbage til afsenderens valgte kontaktpunkt. Opsætningen af svar-adressen kræver ligeledes angivelse af en unik identifikator (UUID) for den specifikke modtagerpostkasse.

Helt konkret er der i Digital Post-dataafleveringen blevet tilføjet 6 nye mappings, der relaterer til de to ovennævnte udvidelser. Det drejer sig om følgende 6 mappings:

MeMoAfsenderKontaktpunktId

Kontaktpunkt, der angiver, hvor beskeden sendes fra.

Kontaktpunkt, der angiver, hvilken fællespostkasse der sendes til. Her vil kommunens CVR-nummer fortsat skulle angives, men det er ydermere muligt at specificere hvilken fællespostkasse i kommunen, som beskeden skal sendes, således der f.eks. sendes til kommunens tekniske forvaltning og ikke blot til kommunens hovedpostkasse. Dette gøres ved at angive den specifikke postkasses UUID.

MeMoModtagerKontaktpunktId

Kontaktpunkt, der angiver, hvilken postkasse, modtager af Digital Post-beskeden kan svare tilbage til.

MeMoReplyUUID

MemoActionInformationLabel

Teksten der vises på linket.

MemoActionInformationFrist

Svarfristen, som gør at linket kan udløbe.

MemoActionInformationURL

Et link, der vil vise sig som en knap.

Bemærk at de tre sidste mappings alle omhandler memo-funktionen ‘Information’, hvilket er de informationer, der vil være synlige på mit.dk.

På mit.dk vil det se således ud

Her er mappingen MemoActionInformationLabel dermed det, der vises som ‘Informationstekst fra XFlow’.

Disse tiltag er del af XFlows kontinuerlige arbejde med at udvide og forbedre funktionaliteten ud over de grundlæggende krav i Digital Post MeMo-formatet, hvilket giver en mere fleksibel og effektiv kommunikation.

Inviter virksomheder ind i flowet via CVR

Det er nu muligt at invitere en virksomhed ind på et trin i en arbejdsgang via CVR-nummer, så en person fra virksomheden kan udfylde sin del af arbejdsgangen. Når en virksomhed (CVR) inviteres ind i flowet, er det ikke en bestemt person, som invitationen sendes til. Invitationen vil lande i virksomhedens digitale fællespostkasse, hvorefter den eller de personer, der administrerer denne, skal sørge for at sende invitationen videre til rette person.

Bemærk, at den første person, der anvender MitID-linket i invitationen, vil blive ledt ind på blanketten og vil blive sat som udfylder - dette er uanset om vedkommende logger ind med MitID eller MitID Erhverv.

For at invitere en ekstern bruger ind i flowet via CVR, skal du under indstillingen 'Hvem' på det relevante trin vælge ‘Ekstern bruger’. Herefter skal du vælge ‘‘Ekstern bruger inviteres fra CVR-nummer i blanketten’ og til sidst vælge, hvilket felt XFlow skal trække CVR-nummeret fra.

Du vælger blot fra dropdown-menuen øverst til højre

Træk værdier fra en liste eller tabel med i data-afleveringer

Tabel-/Listeværdi mapping i XFlow er en funktion designet til at overføre data fra tabeller eller lister i en blanket til specifikke områder i f.eks. Word-dokumenter, mails mm. Denne funktion tillader, at du kan overføre et ukendt antal datapunkter til den ønskede dataaflevering på en struktureret måde.

Vejledningen Tabel-/Listeværdi i dataafleveringer giver en grundig introduktion til funktionen. Den forklarer de grundlæggende trin samt syntaksen, der er nødvendig at forstå for at anvende funktionen effektivt.

Mindre ændringer og tilføjelser

  • Ved navnebeskyttelse indsættes der nu en tekst i efternavnet på personoplysningsfeltet, således det ikke fejler.

  • Muligt at trække opmærkede KLE-numre fra arbejdgangsskabelonens dokumentation på dataafleveringens mapnings via organisationen (kun for kommuner).

  • Der sker en automatisk validering af SBSYS sagsskabelon-ID’et, så afleveringen nu kontrollerer om den primære sagspart allerede har en sag på det pågældende skabelon-ID. Hvis der allerede er en sag, opdateres denne. Hvis der ikke er en sag, oprettes en ny.

  • Oprydning under systemindstillinger.

  • Stopklodsen er fjernet i det generelle "Valideringsproblem" og giver nu blot en fejl på feltet, hvis den forvises i blanketten.

  • Alle dokumenter, herunder også sendte dokumenter og indhold af afsendelser, kan sendes med i mailaflevering og Digital Post som en form for journaliseringsdokumenter. For at benytte dette i en mail eller Digital Post dataaflevering skal det nye felt UdgaendeDokumenter være slået til. 

  • Der er blevet tilføjet et custom datafelt 4, som kan benyttes alle de steder hvor custom datafelter allerede eksisterer .

  • Det er muligt at tilføje en tekst på loginsiden for den enkelte organisation i stedet for på systemniveau.

  • Der vises en advarsel når en blanketskabelon, der er tilknyttet PDF, fjernes fra arbejdsgangsskabelonen, såfremt blanketskabelonen er tilføjet til en pdf-skabelon der ikke er “Standard”

  • Hent PDF af opsummeringssiden i tringuiden.

  • Mulighed for at skjule telefonnummer i telefonnummerfeltet ligesom CPR-Nummer kan skjules efter første udfyldelse.

  • Indsæt en e-mailadresse centralt under organisationsindstillinger, hvortil der sendes en notifikation ved dataafleveringsfejl, således denne er angivet som standard på arbejdsgangsskabelonen.

  • Mulighed for at kunne angive bredden for feltet BlanketID på samme måde som med andre felter.

  • Filtyper sorteret alfabetisk på filupload feltet.

  • Angiv at miljø er testmiljø i systemindstillinger, således vil topbjælken skifter farve og dermed tydeligt kan skelnes mellem driftsmiljø og testmiljø.

  • Infoikon tilføjet ud for ’Startbegrænsning’ under opsætningen af arbejdsgangsskabelonen, der forklarer at jobbet skal være installeret.

  • I flowdesigneren under retur-URL, kan den indtastede retur-URL nu slettes uden at skulle erstattes med en anden.

  • Søgefunktionen i ’Felter’ følger med, når man scroller.

  • Booking-felt: Det er nu muligt at flette datoen, der er valgt i bookingfeltet ind i en dataaflevering, f.eks. en kvitteringsmail. På den måde kan dato og tid adskilles.

  • Booking-felt: Begræns de viste aftaler frem i tid.

Fejlrettelser

  • Upload af brugerposteringsnøgler fejler.

  • GIS-kort opdaterer ikke ud fra adresse.

  • Arbejdsgang tæller med to gange under ’Søgning’, hvis man både har adgang til arbejdsgang gennem en rettighedsgruppe og er en del af flowet.

  • Alder fejler ved anonymt login.

  • I værdilister med træstruktur er det muligt at springe over valg, på trods af, at de er sat angivet som påkrævet.

  • Sletning af aktivitetsskabelondataaflevering giver timeout.

  • Hvis man sletter en blanketskabelon, slettes denne i alle PDF-skabeloner.

  • Rollerettigheder gemmes dobbelt

  • Hvis man opdaterer dato med "Vælg kun måneder" slået til videre til et andet felt, bliver værdien ikke gemt på feltet og det kommer derfor ikke med ud i readonly og pdf.

  • Punktopstilling i beskedskabelon bliver til tal i mailen. 

  • Det er ikke muligt at uploade filer med mere end ét punktum i navnet.

  • Standardværdi i talværdi fjernes, hvis feltet er skjult, hvilket det ikke skal.