Version 2023.1 – 20. marts 2023

I det følgende kan du læse om de nye funktioner og rettelser, som version 2023.1 af XFlow indeholder.

Følgende opdateringer er lavet til XFlow for januar og februar måned 2023. Den indeholder redesign af administrationssiden, nye tilføjelser til systemet og en række tilpasninger af fejlrettelser til eksisterende funktioner.

Se gennemgangen af releasen her

Indhold i Release 2023.1

  • Insights

  • Rettighedsgrupper kan tilgå og fremsøge blanketter

  • Printvenlig version

  • Mulighed for at vælge hvem der har adgang til at ændre i den enkelte arbejdsgangskabelon

  • Screening i XFlow

  • Udfyld for en anden via CPR - Embedsmandslogin 

  • Kvitteringsside efter endt udfyldelse

  • Samtykke

  • Oplysningspligt

  • Retur URL ved annullering af blanket

  • Videofelt

  • Fejlside ved arbejdsgange

  • Egen navngivning af filer i filupload

  • Organisationsimport via Serviceplatformen er udvidet med mere data, bl.a. åbningstider og telefon nr.

  • Hente alle KLE numre fra KLE integration via Serviceplatformen

  • Muligt at trække arbejdsgangenskabelonens KLE på dataafleveringsmapping

  • Mulighed for at koble andre enheder fra Serviceplatformen til arbejdsgangskabelonen

  • Organisationsdata til dataafleveringer

  • Fælleskommunal Adgangsstyring

  • Virk.dk og Borger.dk tema er opdateret efter designmanual

  • QR Kode

  • Mulighed for at definere knappernes tekst ved oversættelse

  • WordSkabelon Dataaflevering

  • Træk CPR ud fra brugervælgeren

  • Mulighed for at give rettighed til at se logs

  • Ny abonnements indstilling

  • Mindre ændringer

Insights

Insights er det nye tiltag i XFlow til at skaffe overblik. Dette er både gældende for de enkelte arbejdsgangskabeloner og systemet som helhed. Den første del, som allerede var med i sidste release, var overvågning på arbejdsgangskabeloner.

I dette release præsenterer vi statistikdelen. Denne del af modulet er opdelt i tre:

“Organisation Dashboard”, “System Dashboard” og “Statistik på enkelt arbejdsgangskabelon”.

På de to dashboards er det muligt at få et større overblik på henholdsvis organisations- og systemniveau. Målet med disse er at give jer redskaberne til at optimere jeres brug af XFlow og skabe en bedre forståelse for brugen af XFlow helt ud til slutbrugerne/borgerne.

På de to dashboards vil I kunne opleve statistik omkring opstartede/afsluttede arbejdsgange, gennemsnitstiden for udfyldelse og mange andre spændende og brugbare nøgletal.
På “Statistik på enkelt arbejdsgangskabelon” er det muligt at gå endnu dybere og se information omkring aktiviteterne på den valgte arbejdsgangskabelon. Det giver jer muligheden for at finde eventuelle arbejdsgangskabeloner, som opleves som  ‘flaskehalse’ i flowet. Ud fra de viste oplysninger kan I analysere og præcisere jeres arbejdsgangskabeloner ud fra faktuel data.

Det er vigtigt at vide, at data som Statistikdelen af Insights fremviser, er anonymiseret data. Vi kan derfor fremvise data omkring arbejdsgange, som er slettet. I dataen gemmes ikke information omkring selve udfyldningen, eller hvilken bruger der har lavet udfyldningen.
Data bliver opdateret bagudrettet én gang i døgnet.

Vi modtager gerne input fra jer om eventuelle udvidelser til Statistikdelen. Vi håber, den nuværende opdatering er en stor forbedring, som giver jer det nødvendige overblik, og vi går gerne i dialog om, hvordan vi kan gøre det endnu bedre- evt. over Xflow Community.

Insights er i første omgang gratis at bruge. Det kan dog forventes, at Insights i løbet af Q3 vil blive et tilkøb til XFlow.

Rettighedsgrupper kan tilgå og fremsøge blanketter

Ud fra valgte rettighedsgrupper på de enkelte arbejdsgangsskabeloner, kan brugere i rettighedsgrupper(erne) tilgå og fremsøge blanketter.

Dette er en måde at give brugere adgang til blanketter, selvom disse brugere ikke har været en del af flowet.

Eksempelvis kan det give mening, at en lønafdeling har adgang til X antal arbejdsgange - både til at behandle disse og som read only.

Printvenlig version

Udfylder har nu mulighed for at få en udskriftsvenlig formular.

Dette er tiltænkt til ikke-digitalt stærke borgere. Det betyder også at der vil være en begrænsning i de felter, der kan bruges i blanketskabelonen.

Formularbyggeren kan differentiere i forhold til indholdet, der vises alt efter om udfylderen er digital selvkørende eller om udfylderen vælger at få den print-venlige version af formularen. Dvs. via samme link er det muligt at have en henholdsvis almindelig online formular, som vi kender det og mulighed for at lave en udskriftsvenlig udgave. 

Helt konkret kan blanketskabeloner oprettes af typen “Print” og derefter opsættes som det ønskes med begrænset felter. 

Derefter kan en printvenlig blanketskabelon tilknyttes arbejdsgangsskabelonen under blanketskabeloner -> Printvenlig arbejdsgang. Vælges indstillingen “Printvenlig aktiv” vil det være muligt at hente printet på følgende måder:

  • Mulighed for at trække print arbejdsgangen under “Ny blanket”

  • Ved opstart med link vil print knappen være synlig i øverste hjørne af blanketten

Ved at benytte print knappen på selve blanketten, afsluttes arbejdsgangen så udfylderen ikke sendes tilbage til selve blanketten.

Mulighed for at vælge hvem, der har adgang til at ændre i den enkelte arbejdsgangsskabelon

På den enkelte arbejdsgangskabelon er det nu muligt at vælge, hvem der har adgang til at ændre i denne. Under Sikkerhed, Adgangsstyring kan man vælge at låse arbejdsgangskabelonen til valgte begrænsninger.

Her kan hele rettighedsgrupper eller enkelte brugere vælges. Der vises kun interne brugere i sidstnævnte. 

Dvs. når man er på arbejdsgangoversigten, vil man stadig kunne se alle arbejdsgange, men har kun adgang til arbejdsgangskabelonen i Read Only mode.

Screening i XFlow

Mulighed for screening på første trin af arbejdsgangen. Opstarter af en arbejdsgang bliver automatisk sendt videre til trin 2.
Men hvis opstarter er anonym, logges der ind på 2. trin i flowet med MitID

Sceening kan bruges til at sortere i ansøgere. Har man eksempelvis en selvbetjeningsløsning til ansøgning om briller for personer over 65 år i en given kommune, kan man ved første trin screene om ansøger hører under målgruppen. Således skal administrationen ikke efterfølgende bruge tid på at afvise ansøgere, der ikke er relevante.

Udfyld for en anden via CPR – Embedsmandslogin

En medarbejder ved f.eks. Borgerservice kan udfylde på vegne af en borger, uden at borgeren har interageret med XFlow før . Vi kalder dette ’CPR-Udfyldelse’ eller Embedsmandslogin.

Det vil kun være Medarbejdere, der har fået tildelt rettighederne under roller: “Adgang til personfølsomt data” + “Udfylde for anden med CPR-nummer i XFlow”, der har mulighed for at gøre dette.
Den valgte Administrator definerer selv, hvilke Roller der skal have denne rettighed.

Medarbejderen har en oversigt over arbejdsgangskabeloner under brugerdelen “Ny blanket”, og kan også med søgefunktionen nemt og hurtigt fremsøge den korrekte arbejdsgangskabelon. Medarbejderen kan også udvælge egne favoritter.

Yderst til højre er det muligt at vælge “Udfyld for anden med CPR-nummer”.

Bemærk! Hvis der ikke findes en bruger i XFlow ud fra det givne CPR nummer, oprettes en ny bruger ud fra et CPR-opslag. 

“Udfyld for en anden” kan stadig bruges, men det kræver, at brugeren allerede har en bruger i XFlow.

Kvitteringsside efter endt udfyldelse

På arbejdsgangskabelon er det nu muligt at tilvælge en brugerdefineret kvitteringsside.

Kvitteringssideskabeloner bruges på arbejdsgangskabelonen under flowdesigneren til at vælge om udfylder skal sendes til en kvitteringsside efter endt udfyldelse.

Det er valgfrit hvilken og hvilke aktiviteter der ønskes en kvitteringsside efter. På kvitteringssiden vil overskriften og indholdet vises samt mulighed for at hente pdf'en.

Benyttes retur-url på arbejdsgangskabelon og kvitteringssideskabelon sendes udfylderen automatisk videre til retur-url'en efter 30 sekunder.

Under “Roller” kan det tilføjes som en administratorrettighed at tilgå kvitteringsskabeloner.

Samtykke

Under "Hjælpeværktøjer" findes "Samtykke". Under denne oprettes “Samtykketyper”. Disse oprettes blot med en overskrift.

Efterfølgende på blanketskabelonen trækkes feltet “Samtykke” ind. Heri tilføjes en unik tekst til den gældende blanket.

Det er muligt at aktivere en stopklods hvis samtykket ikke accepteres af udfylderen, så blanketten ikke kan indsendes. Der er desuden mulig for at tilføje en ekstra knap, som vises udover Ja/Nej valgmulighederne. Eksempelvis kan man lave en "Kontaktknap", så udfylder har mulighed for, at samtykke kan laves med forbehold.

Under “Hjælpeværktøjer”, Samtykke kan man gå tilbage og se hvilke blanketskabeloner det valgte samtykke er tilknyttet. Ligesom at man på arbejdsgangoversigten kan søge blandt de angivne samtykker.

Oplysningspligt

Som et nyt og forbedret alternativ til GDPR tekst, er det nu muligt at sætte oplysningspligt på arbejdsgangen. 

Under “Hjælpeværktøjer, Oplysningspligt” kan der oprettes Standard og Brugerdefinerede oplysningspligter.

På arbejdsgangskabelonen kan man under “GDPR”- fanen nu vælge at bruge oplysningspligt enten sammen med den oprindelige GDPR-fane, eller for sig selv. Herunder kan der sættes en Paneltitel, som er titlen, der vil blive vist på panelet ved udfyldelse.

Man kan vælge at benytte oplysningspligt standarderne, som er defineret under hjælpeværktøjer. Disse vil blive prioriteret over de brugerdefinerede, og vil blive vist i den centralt bestemte rækkefølge. Ændres, slettes eller tilføjes der i standarderne vil disse ændringer altid reflekteres på de arbejdsgange og arbejdsgangskabeloner, som benytter disse standarder, da selve oplysningspligterne bliver hentet på ny hver gang arbejdsgange tilgås. Kort sagt, er denne funktionalitet bagudrettet.

Man kan derudover tilføje individuelle brugerdefinerede oplysningspligter. Disse kan sorteres pr. arbejdsgangskabelon, så de vises i den ønskede rækkefølge.

Standard oplysningspligter er fælles på tværs af organisationer, og kan kun ændres af en systemadministrator. Brugerdefinerede oplysningspligter kan oprettes både som lokale og fælles. For at kunne ændre i de brugerdefinerede oplysningerpligter kræves det rettigheden “Adgang til oplysningpligt”. Dette sættes af systemadministratorer under menupunktet “Roller”.

Oplysningspligt får et panel under udfyldelse, ligesom GDPR har i dag. Under panelet vil hver oplysningspligt have et panel med sin definerede titel, som kan foldes ud for at vise den tilhørende tekst.

Retur URL ved annullering af blanket

Under Links på arbejdsgangskabelonen er det nu muligt at tilføje en specifik Retur-URL ved annullering af en arbejdsgang. 

Dvs. hvis en borger fx har tilgået en blanket via et link på  kommunes hjemmeside og annullerer, bliver de nu sendt retur til valgt annuller- URL i stedet for at ende på XFlows brugerdel.

Videofelt

Det er nu muligt at udstille en video til udfylderen. Under det nye felt "Video", er det muligt at have en Iframe videovisning. 

Skriv det ønskede link ind i videofeltet, under “Link”, som derefter viser den linkede video i formularen. Det eneste du skal bruge til denne funktion, er selve linket (YouTube eller Vimeo) til videoen.

Fejlside ved arbejdsgange

På arbejdsgangskabelonen er det muligt at opsætte en fejlside hvis arbejdsgangen forsøges opstartet og ikke er aktiv, samt en fejlbesked på arbejdsgangen ved alle andre fejl, som eksempelvis tekniske fejl.

Denne fejlside tekst kan laves centralt så den kan genbruges på flere arbejdsgange.

Nyt menupunkt under “Hjælpeværktøjer, Fejlsideskabeloner”. Herunder opsættes ønskede antal fejlbeskeder med navn og fejlbesked.

Dette menupunkt kan fx bruges til at skrive hvem man skal kontakte, hvis man møder en fejl under udfyldelsen.

Der findes 2 standard fejlsider i XFlow, der er valgt, hvis ikke der er defineret andet.

Under “Roller” kan det tilføjes som en administratorrettighed at tilgå fejlsideskabeloner.

Egen navngivning af filer i filupload

Under feltet “Filupload” er det nu muligt at navngive de filer, der bliver uploaded, fx Lønsedler. Således har alle filer der bliver uploaded og evt. skal videre i et ESDH system et prædefineret navn. 

Hvis der er flere uploadede filer, vil filnavnene tilføjes med (1), (2,) osv., for at kunne differentiere de forskellige filer fra hinanden. Eksempelvis vil “Dokumentnavn” blive skrevet i opsætningen til filnavne. De uploadede filer vil derfor hedde “Dokumentnavn”, “Dokumentnavn(1)”, “Dokumentnavn(2)” osv.

Organisationsimport via Serviceplatformen

Organisations import via Serviceplatformen er udvidet med mere data, bl.a. åbningstider og telefonnummer. Disse data kan bruges som mapping på en dataaflevering i flowet.

Hente alle KLE numre fra KLE integration via Serviceplatformen

Det er nu muligt at hente KLE numre fra Serviceplatformen via fanen “Dokumentation, KLE” på arbejdgangskabelonen. Dette gøres blot via en drop-down, hvor det er muligt at tilføje et eller flere KLE numre på en arbejdsgang.

Muligt at trække arbejdsgangsskabelonens KLE på dataafeveringsmapping

Via flettefelterne på maildataafleveringen, er det muligt at trække arbejdsgangens valgte KLE numre ind. Vælg “System værdi” ved flettefeltet og dernæst “Arbejdsgangs KLE" som værdi.

Ligeledes kan KLE numre fremsøges i arbejdsgangskabelonenoversigten.
Listen af KLE numre synkroniseres  én gang i døgnet.

Mulighed for at koble andre enheder fra Serviceplatformen til arbejdsgangsskabelonen

Ligesom der er mulighed for KLE opmærkning fra Serviceplatformen, er det også muligt at hente organisatorisk tilhørsforhold fra Serviceplatformen. Dette findes ligeledes under “Dokumentation” på arbejdsgangskabelonen, men under "Organisation".
Her tilføjes før en organisation. Dernæst kan en tilknyttet organisation(/Forvaltning) tilføjes. Her kan diverse info fra  organisationer tilføjes på en maildataaflevering.  

Det er muligt at fremsøge organisation/forvaltning under arbejdsgangsoversigten. Synkroniseringen sker én gang i døgnet.

Organisationsdata til dataafleveringer

Ansvarlig organisation - Tilknyt én ansvarlig organisation fra Serviceplatformen til arbejdsgangskabelonen
Tilknyttet relevant organisation - Tilknyt de organisationer/forvaltninger, som skal kunne bruges i dataaflevering på denne arbejdsgangskabelon. Når organisationer/forvaltningen er tilknyttet, kan de bruges i dataafleveringerne i flowdesigneren.
Under punktet Info kan man se de data, der kan trækkes videre.

På en dataaflevering er det muligt at bruge ovenstående som mapping.
Der vises kun enheder ud fra de data, der er registreret på den enkelte organisation, som eksempelvis postadresse, telefon, åbningstider osv..

Ovenstående kan fx bruges i en mailskabelon, hvor hilsen er fra organisationen, og telefon nr. adresse mv. er opdateret.
Bemærk, at det ikke er muligt at trække skjult adresse/manglede telefon nr. hvis feltet er tomt under Organisationen.

Fælleskommunal adgangsstyring

Login via fælles kommunal adgangsstyring er nu muligt i XFlow. Kommunen opsætter system roller på deres brugere, som derefter kan benyttes i XFlow. For at benytte den nye logintype skal kommunen benytte brugerimport via Organisations data i XFlow. Dette er et direkte alternativ til ADFS login.

Det anbefales at kontakte XFlow ved ønske om at benytte dette feature.

Virk.dk og Borger.dk tema er opdateret efter designmanual

Vi har opdateret Virk og Borger designet til at følge den nye designmanual. Der er stadig få punkter, som ikke er teknisk er mulige at leve op til lige nu, men det er små detaljer. På sigt lægger vi os 100% op af deres design. Temaerne findes under “Brugerdelen, Funktioner, Virk.dk/Borger.dk”.

Mulighed for at koble andre enheder fra Serviceplatformen til arbejdsgangsskabelonen

Ligesom der er mulighed for KLE opmærkning fra Serviceplatformen, er det også muligt at hente organisatorisk tilhørsforhold fra Serviceplatformen. Dette findes ligeledes under “Dokumentation” på arbejdsgangskabelonen, men under "Organisation".
Her tilføjes før en organisation. Dernæst kan en tilknyttet organisation(/Forvaltning) tilføjes. Her kan diverse info fra  organisationer tilføjes på en maildataaflevering.  

Det er muligt at fremsøge organisation/forvaltning under arbejdsgangsoversigten. Synkroniseringen sker én gang i døgnet.

QR kode

Et nyt felt er blevet tilføjet til XFlow, nemlig et “QR Kode Felt”. 

Der er det muligt at ud fra en udfyld værdi i en blanket, at få fremvist en QR kode.
Feltet fungere sådan, at i opsætningen af feltet, vælges et andet felt som QR koden som opdateres fra. Når QR koden derefter scannes, vil værdien af QR koden, være den værdi som er blevet udfyldt i det felt, som QR koden opdateres fra. 

Et eksempel kunne være; at et CPR nummer udfyldes i en blanket og et QR felt er opsat til at opdateres ud fra dette CPR nummer. Når QR koden scannes, vil CPR nummeret blive fremvist/være værdien i scanningen.

Dette er rettet mod arbejdsgange som bliver printet efter udfyldelse i XFlow. Håbet med dette er at printede arbejdsgange hurtigere og nemmere kan journaliseret/arkiveret.

Mulighed for at definere knappernes tekst ved oversættelse

Dette gøres, som tidligere oversættelser, i venstre side af den sektion man åbner i dropdown til oversættelse.

På flowdesigneren under den enkelte aktivitet findes nu Udfyldelsesknapper.

Herunder kan knapperne ligeledes oversættes eller få en anden ordlyd. Eksempelvis kan man omdøbe Send Blanket til “Indsend ansøgning om barsel”.

Wordskabelon Dataaflevering

Det er nu muligt at aflevere en Word-fil i stedet for en
PDF i dataafleveringen. Dette ændres under “Datatafleveringer”.

Træk CPR ud fra brugervælgeren

Det er nu muligt at trække Cpr nummeret videre via felter i blanketten ud fra brugervælgeren.

Kun systemadministratorer kan opsætte denne funktionalitet på feltet. XFlow brugere med rettighederne 1. Søg brugere i egen organisation og 2. Vis brugerens CPR nummre ved redigering.

Mulighed for at give rettighed til at se logs

Med den nye rolle/rettighed “Adgang til logs” kan man få mulighed for at tilgå alle logs under Systemopsætning; Generel log, Webrequest log, loginlog og sikkerhedslog.

Bemærk at der kan forekomme personfølsomme oplysninger i disse logs!

Nye abonnements indstilling

Denne indstilling gør det muligt for os at segmentere organisationerne i XFlow i hhv. kommune, region, uddannelse mv. og optimere systemet ud fra det.

Mindre ændringer

  • Felter med tekstfelter, eksempelvis informationstekstfeltet, gae en række fejl ved oversættelser, og når feltet blev slettet i multivælger.

  • Muligt at trække alder videre i andre felter via “Opdater felt".
              Gør det muligt at arbejde videre med alderen fra de felter, hvor alder fremgår. Data hentes, hvis alderen er udfyldt under personoplysninger eller bliver hentet fra CPR. Alder kan bruges i sammenligningfeltet.

  • Advarsel ved gamle felter i blanketskabelonlisten er nu slettet. Dette giver en bedre performance på listen over blanketskabeloner.

  • Når en bruger oprettes via en dataaflevering, oplevede nogle, at det tilsendte password var forkert ved modtagelse. Dette er nu rettet.

  • Det er nu muligt for at se "Hvem" fanen på fælles arbejdsgangskabeloner i flowdesigneren, selvom brugeren ikke har adgang til at rette i den.

  • Hvis man under “Organisation, Rapporter” ønskede at hente en arbejdsgangrapport, forsvandt spinneren ikke, selvom rapporten var downloadet. Samme udfordring var på eksport af arbejdsgangskabelon og eksport af blanketskabelon. Dette er nu rettet.

  • "Gem"-knappen på systemindstillinger og organisationsindstillinger blev inaktiv ved søgning. Dette er nu rettet.

  • Ved oprettelse af en arbejdsgang, bliver opretteren nu automatisk sat som ansvarlig med navn og e-mail under fanen "Dokumentation". Dette vises også på listen over arbejdsgangskabeloner.

  • Fejlrettelse: Det er nu ikke længere muligt at tilgå et anonymt login, når det er slået fra på arbejdsgangskabelonen.

  • Under “Hjælpeværktøjer, Dokumenter” er det nu muligt at lave en beskrivelse på et hjælpedokument. Beskrivelsen vises i tabellen under ikonet ”i” .

  • Under fanen “Sikkerhed” på arbejdsgangskabelonen, er der tilføjet en beskrivende tekst på, hvad en intern-, ekstern- og anonym opstart af en arbejdsgang betyder.

  • Når der i flowdesigneren er aktiviteten Udfyld, og man har valgt en rettighedsgruppe, vises denne dropdown nu i alfabetisk rækkefølge. 

  • Securityloggen er udvidet med mulighed for Excel udtræk.

  • På flere af administrationssiderne er indholdet blevet delt i flere tabs øverst på siden for at give et bedre overblik. Bl.a. på Dataafleveringer under “Dataafleveringer” og Indstillingsændringer under “Systemopsætning”.

  • Det er nu muligt at sætte en alt tekst på billedfeltet.

  • Ved import af Navision alias fjerner vi nu spærret værdier.

  • Oprydning i databasen: Vi har slettet gammel data, som ikke er udfyldelsesspecifik, men er brugt til at køre blanketter igennem.

  • På arbejdsgangskabelonen er der lavet en ny indstilling, der gør, at man på et godkendertrin ikke længere kan godkende egne oprettede arbejdsgange, hvis man er opretter af en arbejdsgang og trinnet ligger til en rettighedsgruppe man selv er med i.

  • I GIS-Kortet tilføjes nu en markering på valgte adresse når man søger via adresse- eller matrikelfeltet. Markeringen bliver gemt, hvis man afkrydser “Indsæt automatisk markør”. Bemærk at man som udgangspunkt kun kan indsætte én geometri medmindre man afkrydser feltet “Mulighed for flere geometrier”.