Opsætning af Microsoft Graph
Formål:
Denne vejledning beskriver dels, hvordan du konfigurerer integrationen til at booke aftaler i en Outlook-kalender og dels, hvordan du konfigurerer bookingelementet. Derudover er der et lille afsnit omhandlende opsætning af mail igennem Microsoft Graph.
Sidst redigeret: 25/02-2025
Indholdsfortegnelse:
3.1. Oplysninger
3.2. Exchange API Type
4.1. Systemindstillinger
4.2. Bookingelement
2. Forarbejde
Bookingfunktionen i XFlow er lavet til at kunne vælge allerede oprettede aftaler i en Outlook-kalender, så inden du kan tage funktionen i brug i XFlow, skal du have oprettet en række aftaler i en Outlook-kalender, som er dem, der skal kunne bookes.
Hvis du vil sørge for, at aftalen bliver booket eksempelvis i en kollegas kalender, kan du tilføje deltagere til aftalerne. Deltagerne vil kunne se, om aftalen er booket, da der i forlængelse af aftalens emne kommer til at stå: " - Booket", når aftalen bookes af en bruger via XFlow.
3. Vejledning
For at gøre brug af bookingelementet skal en administrator med ansvar for Azure/AD/Exchange-infrastrukturen oprette et API-endpoint/app (kaldet for eksempel “XFlow”) som bookingelementet kan kommunikere med, hvor vi gør brug af “app permissions”.
Følgende oplysninger skal gives:
Navn i XFlow - brugerdefineret navn til kalenderen, der vises i dropdown listen ved konfiguration af bookingfeltet.
Kalendernavn (Som det vises i Outlook/Office365)
Bruger email / kalenderejers brugernavn
ClientID
ClientSecretValue
TenantID
Derudover skal API-endpoint give XFlow følgende tilladelser på vegne af kalenderejere:
Calendar.ReadWrite
Mail.ReadWrite
Mail.Send
3.1. Oplysninger
Den data, der efterspørges, finder du i din Office 365 løsning. Nedenstående billede er taget fra vores egen løsning, hvor du kan se Application ID, som er client ID. Directory, der henviser til tenant ID og Client credentials, hvor du finder client secret value.
Du skal kigge efter disse felter i Microsoft Azure
3.2. Exchange API Type
For at gøre brug af "Microsoft Graph API"-konfigurationer ovenfor skal du ændre "Exchange API Type" under system indstillinger -> "System" fra "OnPremise" til "Microsoft Graph".
Bemærk: at Exchange API Type påvirker alle integrationer, der gør brug af Exchange; f.x Filboks, Booking element og Email afsendelse via Exchange
Vælg “MicrosoftGraph” fra drop-down listen
4. Konfiguration
4.1. Systemindstillinger
Du skal i første omgang have oprettet kalenderoplysningerne i administrationsdelen af XFlow.
Vælg “System > Indstillinger” i menuen i venstre side og gå ned til overskriften “Microsoft Graph - Kalendere”.
Indtast herefter oplysningerne for opsætning af booking elementet
Indtast oplysningerne
4.2. Bookingelement
Der er en række muligheder for opsætning i bookingelementet, som er beskrevet nedenfor
Konfiguration
Beskrivelse
Elementnavn
Navn på elementet. Det bruges i databehandlere og bør derfor ikke ændres, hvis elementet er mappet i databehandlere.
Overskrift
Overskriften på elementet der vises i brugerdelen
Kort beskrivelse
Beskrivelsen vises under kalenderen i brugerdelen
Infotekst
Den tekst der vises, hvis du klikker på spørgsmålstegnet i brugerdelen.
Booking påkrævet
Sæt en markering, hvis der skal bookes en aftale.
Vis weekend
Sæt en markering, hvis weekenddagene skal vises i kalenderen.
Tilføj dokumenter
Sæt markering, hvis du vil have tilføjet eventuelle vedhæftede dokumenter fra upload-elementer til kalenderaftalen i Outlook.*
Send kalender-opdatering til deltagere ved reservation
Sæt markering, hvis deltagere i kalenderaftalerne skal have en opdatering, når kalenderindkaldelsen bliver sat som reserveret
Tilføj Resume
Sæt markering, hvis du vil have tilføjet en PDF af blanketten til aftalen i Outlook
Kalender
Vælg navnet på den kalender, der skal bookes aftaler i.
Første Time
Vælg hvilket tidspunkt på dagen kalenderen skal vises fra. Hvis du vælger 8, bliver der vist aftaler fra kl. 8:00 om morgenen.
Sidste time
Vælg hvilket tidspunkt på dagen kalenderen skal vises til. Vælger du 16, bliver der vist aftaler frem til kl. 16:00.
Antal dage før aftale
Angiv med hvor mange dages varsel, der kan bookes aftaler. Vælger du 2, kan der først bookes aftaler to dage senere, end blanketten startes op. Selvom tidligere aftaler ikke er booket, vil de fremgå som værende booket i kalender-visningen for brugeren, hvis de ligger tidligere end det antal dage, der er angivet.
*Bemærk: Upload-elementerne skal ligge i samme blanket som bookingelementet. Ellers kommer de vedhæftede dokumenter ikke med over i kalenderaftalen.
5. Opsætning af mail igennem Microsoft Graph
For at opsætte din XFlow løsning til at anvende E-mail afsendelse igennem din EWS løsning, skal der ændres på lidt konfiguration. I systemindstillinger finder du emnet "E-mail" hvor E-mail protokol skal ændres til at være EWS.
På samme måde som booking opsætningen skal bruge en konfiguration skal "Microsoft Graph - Email afsendelse" også konfigureres.
Vælg Systemopsætning > Indstillinger
Har I allerede opsat booking igennem Microsoft Graph, vil nogle oplysninger gå igen.
Det som I skal bruge her er følgende:
ClientID
ClientSecretValue
Afsender Adresse
TenantID
BrugerID/E-mail
