Introduktion til substitutter
Substitutter anvendes, som navnet antyder, til at substituere andre brugere i systemet. Substitutter er smarte at forholde sig til, fordi de kan være med til at sikre, at flows og arbejdsgange ikke stoppes, fordi en afgørende bruger ikke er til stede.
Formål:
Denne artikel har til formål en forklare hvad substitut-begrebet dækker over i XFlow samt logikken bag, hvis substitutter bliver benyttet.
Sidst redigeret: 15/04/2024
1. Hvad er en substitut i XFlow?
En substitut i XFlow er - som navnet antyder - en stedfortræder eller afløser for en anden bruger i systemet. Substitutter kan gå ind og overtage eller færdiggøre opgaver for en anden bruger i tilfælde af at vedkommende er fraværende. Dette kan for eksempel være smart i tilfælde hvor en bruger er på ferie og derfor ikke er tilgængelig i forhold til at godkende arbejdsgange, som vedkommende til dagligt har ansvaret for. Her vil en substitut kunne gå ind og overtage godkendelsen af disse arbejdsgange midlertidigt, hvormed man som organisation sikre at godkendelsen af arbejdsgange fortsætter til trods for, at medarbejdere periodisk er fraværende.
En substitut kan godt vælges, selvom denne ikke har samme rettigheder i systemet som den pågældende bruger, som vedkommende afløser for. Det betyder f.eks., at brugeren kan have rollen ”Systemadministrator”, mens en valgt substitut kan have rollen ”Medarbejder”. Bemærk også, at substitutter ikke ”arves” på tværs af miljøet. Det betyder, at en substitut ikke kan ”tage over” for endnu en substitut. Hvis både den pågældende bruger og den tilknyttede substitut er fraværende, kan en tilknyttet substitut for substitutten ikke foretage noget på vegne af nogen.
2. Opsætning af substitutter i XFlow
For at tilføje en substitut til en bruger skal du først finde brugeren under Organisation > Brugere i menuen til venstre på administrationssiden. Fremsøg og klik derefter på den bruger, som du ønsker at tilføje en substitut til.
Når du klikker på brugeren vil en menu åbne sig, hvori du kan foretage en længere række af brugerindstillinger. Her finder du kategorien Øvrige indstillinger, hvori du kan fremsøge brugere under Substitut. Her tilføjer du den person, som du ønsker skal være substitut for den valgte bruger. Husk derefter at klikke “Gem” for at sikre, at den ønskede substitut er tilknyttet korrekt.
Klik på Substitut og fremsøg den bruger du ønsker skal kunne substituere den førstvalgte bruger.
