Version 2024.3.2 – 25. februar 2025
I det følgende kan du læse om de nye funktioner og rettelser, som version 2024.3.2 af XFlow indeholder.
Endnu gang har teamet arbejdet hårdt og udarbejdet en masse spændende tilføjelser og rettelser til XFlow.
Husk også at orientere jer i vores change log, hvor I kan
se de ændringer og tilføjelser, der løbende bliver lavet.
Datoer for udrulning af release 2024.3.2
Tirsdag den 25. februar 2025, kl. 06.00: Alle SaaS-kunder opdateres.
Tirsdag den 4. marts 2025, kl. 06.00: Alle on-premise kunder, der er på Octopus, opdateres.
(OBS! Såfremt I ikke ønsker at blive opdateret denne dag, skal I sende en mail til vores support support@xflowsupport.dk)
Hvis I er On-Premise kunde og ikke opdateres via Octopus, skal I huske at bestille tid til jeres opdatering. Dette gør I ved at sende en mail til support@xflowsupport.dk.
Opdateringen er mulig fra den 4. marts.
Indhold i release 2024.3.2
Se gennemgangen af releasen her
Opsæt automatiske påmindelser i flowdesigneren
I denne opdatering kan vi introducere påmindelser i flowdesigneren. Det betyder, at du nu kan opsætte en eller flere påmindelser på den enkelte ‘Udfyld’-aktivitet i dit flow, således at udfylder automatisk bliver gjort opmærksom på, at der er en udfyldelse der afventer vedkommende. Dette skal afhjælpe, at går i stå hos en eller flere udfyldere.
Påmindelserne konfigureres under ‘Indstillinger’ på aktiviteten.
Bestem tidspunktet for påmindelsen
Vælg om påmindelsen skal tage afsæt i startdatoen for aktiviteten eller et specifikt datofelt fra udfyldelsen.
Angiv om påmindelsen skal sendes før, efter eller på den valgte dato.
Vælg antal dage, uger eller år, der skal gå før påmindelsen udsendes.
Vælg den besked, der skal sendes til udfylderen
Her kan du vælge mellem jeres oprettede beskedskabeloner med kategorien ‘Påmindelser’.
Vær opmærksom på, at du kun kan vælge imellem beskedskabeloner med denne kategori.
Hvis beskedskabelonen indeholder flettefelter kan du nemt opsætte disse ved at klikke på ‘Opsæt flettefelter’.
Når ovenstående er sat op, kan påmindelsen oprettes og påmindelser vil nu blive sendt ud fra den valgte opsætning.
Påmindelser sendes via den beskedkanal, som er valgt for brugeren under ‘Organisation’ → ‘Alle brugere’.
Det er muligt at opsætte flere påmindelser på en aktivitet, f.eks. hvis udfylder skal have en påmindelse igen efter 14 dage, hvis vedkommende stadig ikke har færdiggjort sin udfyldelse.
Historik over fremsendte påmindelser
På flowoverblikket på arbejdsgangen kan du se en historik over de påmindelser der er sendt på den enkelte aktivitet.
OBS! For at anvende påmindelsesfunktionen i XFlow, skal I først installere servicen ‘Påmindelsesafsender’ under ‘Systemopsætning’ —> ‘Jobserver’, hvor I skal klikke på knappen ‘Installer’ ud for servicen. Dette skal kun gøres en enkelt gang, hvorefter servicen kører automatisk.
Vi har gjort det nemmere at foretage ændringer i Word-skabeloner i XFlow. Tidligere var det nødvendigt at oprette en helt ny Word-skabelon og opsætte alle mappings på dataafleveringen igen, når I ønskede at ændre i en eksisterende Word-fil. Denne proces kunne være tidskrævende, især for skabeloner med mange flettefelter.
Med den seneste opdatering er det nu muligt at ændre jeres Word-fil og uploade den til en eksisterende skabelon uden at skulle genoprette alt. I behøver kun at opsætte mappingen for eventuelle tilføjede flettefelter, hvilket gør processen langt mere effektiv.
Når I opsætter en Word-skabelon, vil det tydeligt fremgå, hvilke felter der er tilføjet eller fjernet fra skabelonen, hvilket sikrer, at de nødvendige justeringer kan foretages hurtigt og præcist. Derudover kan I nu også se, hvilke arbejdsgangsskabeloner der bruger den pågældende Word-skabelon, hvilket giver jer bedre overblik og kontrol.
Opdater Word-skabelon og behold eksisterende mappings
Sådan opdaterer du nemt og enkelt en eksisterende Word-skabelon med en ny Word-fil:
Find den Word-skabelon, du ønsker at opdatere.
Klik på ‘Erstat Word-skabelon’ og upload den opdaterede Word-fil.
Få overblik over, hvor Word-skabelonen anvendes ved at klikke på knappen ‘Se arbejdsgangsskabeloner’.
Hvis den nye Word-fil indeholder et eller flere nye flettefelter, skal du ind på de arbejdsgangsskabeloner, som anvender Word-skabelonen for at opdatere dataafleveringen med de nye mappings. Alle eksisterende mappings vil være uændret og kræver derfor ingen genopsætning.
Skift udfylder på en løsning
Der kan være tilfælde, hvor det er nødvendigt at udskifte en udfylder, der er involveret i et flow, f.eks. hvis en medarbejder stopper. Derfor har vi i denne opdatering tilføjet en ny rettighed “Muligt at skifte bruger på en arbejdsgang”, som giver adgang til at skifte udfylder på en løsning.
Hvis du har denne rettighed, kan du tilgå en igangværende arbejdsgang, klikke på knappen ‘Behandl blanketten’ og herefter klikke på ‘Andre muligheder’. Her kan du vælge ‘Skift udfylder’, hvorefter du via en dropdown-liste får mulighed for at vælge en anden udfylder.
Det er muligt at skifte den eksisterende udfylder ud med en anden intern medarbejder.
I denne opdatering har vi forbedret adgangsstyringsfunktionaliteten i XFlow ved at gøre det muligt at lave brugerimporten i XFlow ud fra den enkelte organisation i FK-Adgangsstyring. Denne funktion gør det muligt at administrere og specificere, hvilke enheder, der skal importeres medarbejdere fra, hvilket giver jer en mere fleksibel og præcis kontrol over brugeradministrationen i XFlow.
Opdateringen gør det muligt at vælge en hovedenhed, sådan at alle underenheders ansættelser og medarbejdere automatisk inkluderes i brugerimporten.
For kommuner betyder denne funktionalitet, at det er muligt at opdele XFlow-organisationer i deres respektive forvaltninger eller specifikke fagområder. Denne opdeling hjælper med at dataafgrænse og gør systemet mere kontekstnært.
For at konfigurere denne funktion kan administratorer nu indsætte en kommasepareret liste med enhedsid'er i organisationsindstillingerne. Der er også mulighed for at vælge, om alle underenheder skal inkluderes automatisk for de specificerede enhedsid'er. Det er kun systemadministratorer, der har adgang til at se data på tværs af afdelinger i organisationen.
FK-Adgangsstyring: Brugerimport pr. organisation
Denne opdatering introducerer en ændring til feltet ‘Personoplysninger’ i XFlow, der gør det muligt at opsætte arbejdsgangsskabeloner, som automatisk tilpasser sig baseret på brugerens loginmetode, enten via MitID eller MitID Erhverv. Det betyder, at I kan nøjes med at oprette én arbejdsgang, der dækker behovene for både privatpersoner og virksomheder/erhvervsbrugere.
Indtil nu har man kunne få autoudfyldt felterne i personoplysningsfeltet ved hjælp af funktionen Brug udfylders information. Med denne opdatering tilføjes funktionen MitID Erhverv, som automatisk opdaterer feltet alt efter, om der logges ind med MitID eller MitID Erhverv. Med denne funktion vil feltet Personoplysninger blive ændret til et Virksomhedsoplysninger-felt, såfremt der logges ind med MitID Erhverv. Dette sikrer, at brugerne kun præsenteres for relevante felter. Indhold som ikke er relevant, såsom CPR-feltet ved et Erhverv-login, skjules automatisk, selvom det eksisterer i blanketten.
Som systemadministrator kan du desuden konfigurere hvilke oplysninger, såsom telefonnummer, der skal vises, hvilket giver stor fleksibilitet. På denne måde bliver arbejdsgangene mere effektive og bedre tilpasset brugerens kontekst.
Løsningen muliggør også, at dataafleveringer automatisk vurderer om det relevant at sende Digital Post til CPR eller CVR. Dette eliminerer behovet for at oprette separate arbejdsgangsskabeloner for forskellige typer brugere.
Udfylders informationer autoudfyldes ud fra loginmetode
I denne opdatering introducerer vi en udvidelse af feltet ‘Personoplysninger fra CPR’ i XFlow, der skal sikre en mere præcis og sikker håndtering af persondata samt understøtte en mere effektiv sagsbehandling. Udvidelsen giver mulighed for at finde fælles børn mellem udfylder og en anden forældre samt mulighed for validere, om der er en ægteskabelig relation mellem udfylder og en anden part.
Udvidelserne aktiveres i feltets indstillinger under bjælken ‘Relationer’:
Udvidelser til CPR-opslag: Fælles børn og validering af ægtefælle
Find fælles børn
CPR-opslaget i XFlow kan nu identificere børn, der er fælles for udfylder og en anden forælder. Dette er muligt, når indstillingen ’Vis fælles børn’ er aktiveret på feltet. Dette giver udfylderen mulighed for at indtaste CPR-nummer, fødselsdato, navn + adresse eller blot navn og derudfra få vist eventuelle fælles børn under 18 år alt afhængig af, hvilken metode der er valgt til at finde børnene. Udfylder kan herefter krydse af, hvilket barn udfyldelsen handler om.
Sammenhæng mellem indtastet oplysninger om anden forælder og visningen af børn:
CPR-nummer: Alle fælles børn under 18 år vises, dvs. børn som udfylder har sammen med den anden forælder.
Fødselsdato: Alle fælles børn under 18 år vises, dvs. børn som udfylder har sammen med den anden forælder.
Navn og adresse: Der vises ingen børn automatisk. De indtastede oplysninger kan dog bruges i den videre sagsbehandling.
Navn: Der vises ikke nogen børn automatisk. De indtastede oplysninger kan dog bruges i den videre sagsbehandling.
Validering af ægtefælle
Udover muligheden for at finde fælles børn, har vi tilføjet en ny funktion, der giver mulighed for at validere om der er en ægteskabelig relation mellem den ansøgende part og en anden part.
Under indstillingen 'Relationer' har vi tilføjet bjælken ’Valider ægtefælle’. Når denne indstilling er aktiveret, får udfylder mulighed for at indtaste CPR-nummer, fødselsdato eller navn/adresse og derudfra få valideret om der en ægteskabelig relation.
Sammenhæng mellem indtastet oplysninger om anden part og valideringen af relationen:
CPR-nummer: XFlow tjekker, om der findes en relation mellem den ansøgende part og den anden part. Hvis det bekræftes, at der er en relation, kan oplysningerne bruges videre i en dataaflevering.
Hvis ægtefællen har en af statuskoderne Udrejst (80), Død (90), Forsvundet (70) eller postnummer 9999, gives der dog en advarsel om, at der ikke er fundet en relation.
I opsætningen er det muligt at angive, om udfylder skal have lov at gå videre, hvis en relation ikke kan valideres eller om der skal indsættes en stopklods.
Fødselsdato: Her vil der ske det samme som ved indtastning af CPR-nummer.
Navn og adresse: Det vil ikke automatisk blive valideret, om der er en relation. Informationen kan dog bruges i den videre sagsbehandling.
Navn: Her vil der ske det samme, som ved indtastning af navn og adresse.
Nyt i dataafleveringer
På baggrund af ovenstående udvidelser, er det også blevet lavet en række tilføjelser i datafleveringerne.
Afsendelse af information forhindres automatisk til den anden part, hvis vedkommende har en af følgende statuskoder tilknyttet sit CPR-nummer: Udrejst (80), død (90), forsvundet (70) eller postnummer 9999.
Oplysninger om personer med navne- og adressebeskyttelse vises aldrig i udfyldelsen og gemmes heller ikke i XFlow.
Det er nu muligt at for at sende Digital Post til udfylder/den ansøgende part, den anden forælder eller den valideret ægtefælle uden på noget tidspunkt at få vist CPR-nummer på disse personer.
Hvis I anvender betalingsfunktionen i XFlow, er det nu muligt at vedhæfte betalingskvitteringen i en dataaflevering i flows, hvor betaling er aktiveret. I dataafleveringen er det muligt at vedhæfte kvitteringen fra den enkelte aktivitet, så I f.eks. kan vedhæfte denne i en Digital Post besked til udfylder/betaler. Derudover er det også muligt at vedhæfte alle betalingskvitteringer fra hele flowet, således disse f.eks. kan journaliseres til jeres ESDH-system.