Brugerimport fra CSV-fil
Formål:
Formålet med denne manual er at vejlede brugerne i opsætningen af brugerimport fra en CSV-fil til XFlow-systemet. Manualen beskriver kravene til CSV-filen, de nødvendige trin for at opsætte importprocessen, og hvordan man håndterer potentielle problemer for at sikre en vellykket dataoverførsel.
Sidst redigeret: 25/02-2025
1. Hvad er en CSV-fil?
En CSV-fil er en samling af data separeret af et unikt tegn (oftest semikolon). Du kan skabe CSV-filer med en lang række brugerstyringssystemer og Microsoft Excel. Det er med CSV-import muligt at foretage import af brugere til XFlow, hvis der ikke findes en eksisterende integration til dit brugerstyringssystem.
OBS! Hvis der findes en eksisterende integration til dit brugerstyringssystem i XFlow, skal du benytte denne funktion i stedet.
En succesfuld brugerimport afhænger af at:
CSV-filen er skrevet i UTF-8 format (ellers vil æ, ø og å ikke blive importeret korrekt).
CSV-filen ligger et sted, hvor XFlow kan finde den. Det kan være i en folder på jobserveren eller på et netværksdrev.
CSV-filen indeholder en header række som første række, så kan du frit placere dine kolonner, de behøver ikke følge en bestemt rækkefølge.
Der skal som minimum angives fornavn, efternavn, e-mail eller CPR-nummer i filen, da det er minimumskravene for oprettelse af en bruger i XFlow.
Rettighedsgrupper og roller skal formateres som lister på formen ”[rettighedsgruppe1, rettighedsgruppe2]”;”[rolle1]”. Selvom du kun lægger én værdi i hver kolonne, skal kolonnen stadigvæk være formateret som liste.
2. Forudsætninger
Opsætningen sker ved at navigere til menuen i venstre side og derefter "Organisation > Indstillinger > Konguration - CSV Brugerimport". Du skal angive følgende:
En sti til CSV-filen.
En karakter, som deler data i CSV-filen (karakteren omtales populært som "separator" eller "delimiter").
Angive hvilke kolonner i din CSV-fil, der passer med de mulige kolonner i XFlow.
De kolonner, du ikke har data til, kan du undlade at udfylde.
Bemærk! Det er ikke muligt at udfylde andre informationer i XFlow end de kolonner, som er tilgængelige via opsætningen. Du har derfor ikke ubegrænsede muligheder for at trække data ind i XFlow. Din CSV-l kan derfor med fordel kun indeholde de data, som du rent faktisk importerer. Dette gør også indlæsningen hurtigere
3. Sådan gør du
5. CSV-filen bliver slettet
Når du har kørt en succesfuld import, vil CSV-filen blive slettet. Dette sker for at undgå, at følsomme persondata ligger tilgængelige på serveren og uden for XFlow.
Denne opførsel er en del af designet og kan ikke deaktiveres.
Bemærk! I tilfælde af fejl under import vil CSV-filen ikke blive slettet. Det gør det muligt for dig at kigge på data og foretage ændringer, når du sætter importfunktionen op. Du skal her være opmærksom på at slette evt. filer i importmappen på serveren, inden du går i drift med din import fra CSV-fil.
Når du har opsat importen under indstillingerne, kan du teste resultatet af din import fra menupunktet "Import > Brugerimport" i administrationen:
6. Test af din import
Bemærk! Hvis du har mange brugere i din CSV-fil, kan det tage meget lang tid at udføre en import. Det er ikke usædvanligt, at f.eks. 8.000 brugere tager over 10 minutter at importere.
7. Eksempel på CSV-fil
Her kan du se et eksempel på, hvordan en CSV-fil kan se ud. Filen opretter brugere med fornavn, efternavn, e-mail, nærmeste leder, brugergruppetilknytning og rolletilknytning. Filen svarer i øvrigt til opsætningen i eksemplet ovenfor.
8. Mulige problemer
Følgende problemer kan opstå:
| Problem | Løsning |
|---|---|
| Data ser forkerte ud i testrapporten | Kontroller at du har angivet det korrekte separatortegn i opsætningen. Kontroller at der ikke er data i CSV-filen som benytter dit separator tegn som en del af de data der skal importeres. Separator-tegnet må KUN anvendes til separation af data. |
| Importen fungerer ikke, der kommer en fejlbesked | Hvis fejlbeskeden er på engelsk, så kommer den fra selve CSV-importfunktionen. Fejlbeskeden bør give dig en indikation af, hvad der går galt. Typisk er det fordi, at CSV-filen er formuleret forkert i forhold til den forventede formulering. Kontroller at din CSV-fil er formuleret, som du forventer, og at den første række i filen har de rigtige headers. |
| Der er mystiske tegn, hvor der skulle være Æ, Ø, Å og andre specialtegn | Din CSV-fil er ikke i UTF-8 format. Du skal sikre, at din CSV-fil er i UTF-8 format - ellers vil import af specialtegn ikke fungere korrekt. |
| Der kommer en besked om at CSV-filen ikke kan findes | CSV-filen skal ligge i den folder, du specificerer i indstillingerne, og folderen skal være synlig for den servicebruger, der afvikler jobserveren. Ligger filen ikke i den pågældende folder, eller er folderen ikke synlig for den servicebruger, så får du en fejlbesked. Kontroller at sti og filnavn er korrekte, at stien er synlig for servicebrugeren og kontroller at den fysiske CSV-fil hedder det, som du angiver i opsætningen. |
