Introduktion til: Hjælpedokument-feltet

I denne artikel introduceres hjælpedokumentfeltet. I den forbindelse gennemgås det også, hvordan hjælpedokumenter opsættes i XFlow.

Indholdsfortegnelse:

1.Formål:

Hjælpedokumenter giver mulighed for at tilføje omfattende eller uddybende information i et PDF-dokument til en udfylder i XFlow I dette dokument følger en introduktion til hjælpedokumenters funktionalitet, vejledning til opsætning og anvendelse, og hvordan hjælpedokumenter kan medtages i output.

Sidst redigeret: 01/03/2024

2. Funktionalitet

Et hjælpedokument er et PDF-dokument, som en udfylder kan få adgang til, når vedkommende er i gang med en udfyldelse. Det kan f.eks. være særlige vejledninger, lovuddrag eller vilkår i forbindelse med din organisations behandling af udfyldelser.

Hjælpedokumenter er især smarte, fordi de tillader, at det samme dokument kan benyttes på tværs af arbejdsgange. Derudover kan hjælpedokumenter vedhæftes som dokumentation eller bilag i dataafleveringer (mere herom under ”Hjælpedokumenter i dataafleveringer”).

Hjælpedokument i en blanketskabelon. Her angivet, at man både kan downloade dokumentet og vise det i browseren

3. Opsætning og anvendelse

For at et hjælpedokument kan tilføjes til en formular, skal det først oprettes som et dokument i XFlows administrationsdel. Dette gøres under ”Hjælpeværktøjer” i menuen til venstre, hvorunder der kan vælges ”Dokumenter”.

3.1. Opret dokumenter

På denne side kan eksisterende dokumenter fremsøges, og nye kan oprettes. Nye dokumenter oprettes ved at trykke på ”Opret ny” over dokumenterne, til højre.

Man opretter et nyt hjælpedokument ved at klikke på den grønne knap i det øvre, højre hjørne

Når et nyt dokument oprettes, kan der medtages en række informationer sammen med det dokument, man ønsker at uploade.

1.Navnet er det navn, hjælpedokumentet fremsøges på – både når det tilføjes en blanketskabelon og skal findes under eksisterende dokumenter.

2.Beskrivelsen af hjælpedokumentet vises kun i oversigten over hjælpedokumenter.

3.Her tilføjes det dokument, man ønsker at oprette.

4.Her kan dokumentet tilknyttes en kategori (Disse oprettes separat under ”Hjælpeværktøjer” -> ”Dokumentkategorier”).

5.Vælg om adgang til dokumentet skal forbeholdes administratorer, andre brugere – eller om det skal kunne tilgås af alle.

Dokumenter er placeret under Hjælpeværktøjer i menuen til venstre

3.2. Opret dokumenter

Når hjælpedokumentet er oprettet i XFlow, kan det tilføjes til blanketskabeloner med feltet ”Hjælpedokument”. Nedenfor følger en guide til feltets opsætning.

1.Identifikation af dokumentet i databehandling eller ved reference til feltet.

2.Overskriften der skal vises over dokumentet.

3.Beskrivelse af feltet (vises under)

4.Feltets bredde i linjer.

5.Beskrivelse af feltet under infoikon og ”Hjælp” tekst.

6.Dokumentet man ønsker at vedhæfte formularen.

7.Om dokumentet skal (1) vises i browseren, (2) kunne downloades, (3) begge delle, eller (4) ikke vises i formularen (således kan dokumentet medtages i dataafleveringer, uden at det bliver vist for udfylderen af formularen).

8.Brugerdefineret tekst på knappen for ”Download dokument”

9.Brugerdefineret tekst på knappen for ”Vis dokument i browser”

4. Hjælpedokumenter i dataafleveringer

Alle hjælpedokumenter der er tilføjet en til en blanketskabelon, der optræder på en arbejdsgang, kan tages med i en dataaflevering. Nedenfor ses et eksempel på, hvordan hjælpedokumenter kan tages med i en dataaflevering – med udgangspunkt i en Digital Post afsender.

Tilføjelse af hjælpedokumentet i en dataaflevering