Formål
Denne vejledning beskriver dels, hvordan du konfigurerer integrationen til at booke aftaler i en Outlook-kalender og dels, hvordan du konfigurerer bookingelementet.
Derudover er der et lille afsnit omhandlende opsætning af mail igennem Microsoft Graph.
Forudsætninger
For at kunne bruge integrationen til at booke aftaler i en Outlook-kalender, skal EWS-snitfladen være tilgængelig for XFlow-installationen.
Har du en SaaS-installation, betyder det, at EWS-snitfladen skal være tilgængelig udenfor jeres netværk.
Forarbejde
Bookingfunktionen i XFlow er lavet til at kunne vælge allerede oprettede aftaler i en Outlook-kalender, så inden du kan tage funktionen i brug i XFlow, så skal du have oprettet en række aftaler i en Outlook-kalender, som er dem, der skal kunne bookes.
Hvis du vil sørge for, at aftalen bliver booket eksempelvis i en kollegas kalender, kan du tilføje deltagere til aftalerne.
Deltagerne vil kunne se, om aftalen er booket, da der i forlængelse af aftalens emne kommer til at stå: " - Booket", når aftalen bookes af en bruger via XFlow.
Vejledning
For at gøre brug af bookingelementet skal en administrator med ansvar for Azure/AD/Exchange-infrastrukturen oprette et API-endpoint/app (kaldet for eksempel “XFlow”) som bookingelementet kan kommunikere med, hvor vi gør brug af “app permissions”.
Følgende oplysninger skal gives:
- Navn i XFlow - brugerdefineret navn til kalenderen, der vises i dropdown listen ved konfiguration af bookingfeltet.
- Kalendernavn (Som det vises i Outlook/Office365)
- Bruger email / kalenders ejer brugernavn
- ClientID
- ClientSecretValue
- TenantID
Derudover skal API-endpoint give XFlow følgende tilladelser på vegne af kalender ejere:
- Calendar.ReadWrite
- Mail.ReadWrite
- Mail.Send
Oplysninger
Den data der efterspørges finder du i din office 365 løsning. Nedenstående billede er taget fra vores egen løsning, hvor du kan se Application ID, som er client ID.
Directory, der henviser til tenant ID og Client credentials, hvor du finder client secret value.
Exchange API Type
For at gøre brug af "Microsoft Graph API"-konfigurationer ovenfor, skal du ændre "Exchange API Type" under system indstillinger -> "System" fra "OnPremise" til "Microsoft Graph"
Bemærk venligst, at Exchange API Type påvirker alle integrationer, der gør brug af Exchange; f.x Filboks, Booking element og Email afsendelse via Exchange.
Konfiguration - Systemindstillinger
Du skal i første omgang have oprettet kalenderoplysningerne i administrationsdelen af XFlow.
Vælg "System > Indstillinger" i menuen i venstre side og gå ned til overskriften "Microsoft Graph - Kalendere".
Indtast herefter oplysningerne for opsætning af booking elementet:
Konfiguration - Bookingelement
Der er en række muligheder for opsætning i bookingelementet, som er beskrevet nedenfor:
| Konfiguration | Beskrivelse |
|---|---|
| Elementnavn | Navn på elementet. Det bruges i databehandlere og bør derfor ikke ændres, hvis elementet er mappet i databehandlere. |
| Overskrift | Overskriften på elementet der vises i brugerdelen |
| Kort beskrivelse | Beskrivelsen vises under kalenderen i brugerdelen |
| Infotekst | Den tekst der vises, hvis du klikker på spørgsmålstegnet i brugerdelen |
| Booking påkrævet | Sæt en markering, hvis der skal bookes en aftale |
| Vis weekend | Sæt en markering, hvis weekenddagene skal vises i kalenderen |
| Tilføj dokumenter |
Sæt markering, hvis du vil have tilføjet eventuelle vedhæftede dokumenter fra upload-elementer til kalenderaftalen i Outlook Bemærk! Upload-elementerne skal ligge i samme blanket som bookingelementet. Ellers kommer de vedhæftede dokumenter ikke med over i kalenderaftalen |
| Send kalenderopdatering til deltagere ved reservation | Sæt markering, hvis deltagere i kalenderaftalerne skal have en opdatering, når kalenderindkaldelsen bliver sat som reserveret |
| Tilføj resumé | Sæt markering, hvis du vil have tilføjet en PDF af blanketten til aftalen i Outlook |
| Kalender | Vælg navnet på den kalender, der skal bookes aftaler i |
| Første time |
Vælg hvilket tidspunkt på dagen kalenderen skal vises fra Vælger du 8, bliver der eksempelvis vist aftaler fra kl. 8 om morgenen |
| Sidste time |
Vælg hvilket tidspunkt på dagen kalenderen skal vises til Vælger du 16, bliver der eksempelvis vist aftaler frem til kl. 16 |
| Antal dage før aftale |
Angiv med hvor mange dages varsel der kan bookes aftaler Vælger du 2, kan der først bookes aftaler to dage senere end blanketten startes op Selvom tidligere aftaler ikke er booket, vil de fremgå som værende booket i kalendervisningen for brugeren, hvis de ligger tidligere end det antal dage, der er angivet |
Opsætning af mail igennem Microsoft Graph
For at opsætte din XFlow løsning til at anvende E-mail afsendelse igennem din EWS løsning, skal der ændres på lidt konfiguration.
I system indstililnger finder du emnet "E-mail" hvor E-mail protokol skal ændres til at være EWS.
På samme måde som booking opsætningen skal bruge en konfiguration skal "Microsoft Graph - Email afsendelse" også konfigureres.
Har I allerede opsat booking igennem Microsoft Graph, vil nogle oplysnigner gå igen. Det som I skal bruge her er følgende:
- Client ID
- ClientSecretValue
- Afsender adresse
- TenantID
- Bruger ID/Email
