Formål
Du vil igennem denne artikel få indsigt i, hvordan du sætter dataafleveringer op, og hvilke muligheder der er, når du sætter dem op.
Dataafleveringer er din mulighed for at sende oplysninger ud af XFlow og over i andre systemer. Det handler altså grundlæggende om integrationer til andre systemer.
I denne vejledning fokuserer vi på de overordnede principper bag opsætningen af dataafleveringer.
Du kan se de forskellige dataafleveringers indstillinger i hver af deres særskilte vejledninger.
Vejledning
Hvor finder jeg dataafleveringer henne?
1. Som separat trin
Du finder dataafleveringer til en arbejdsgang på fanebladet "Flowdesigner", hvorefter du kan trykke på "+"-ikonet for at tilføje en dataaflevering:
Herefter vil der dukke mulige aktiviteter op i højre side. I dette tilfælde er vi interesseret i at tilføje muligheden for dataaflevering. Derfor skal denne mulighed vælges.
Herefter vil der optræde en liste af de dataafleveringer, som systemet genkender:
Der kan på hver arbejdsgang være tilknyttet et vilkårligt antal dataafleveringer, der sender data ud af XFlow og over i andre systemer.
2. Som del af Slut-aktivitet
Dataaflevering behøves ikke nødvendigvis sættes op som et separat trin i flowdesigneren. I stedet kan det blot indgå som en del af "Slut"-aktiviteten, der tidligere gik under at hedde "Aflever". Her skal der trykkes på den sidste aktivitet, hvor en menu i højre side igen optræder.
Her kan der tilføjes handlinger til slut-aktiviteten. En dataaflevering kan derfor også tilknyttes.
Ved at trykke på "Tilføj"-knappen vil samme liste, som optræder næsten lige overfor, optræde. Ved valg af dataaflevering kan disse tilpasses, hvilket bliver vist i næste afsnit.
Hvordan tilknytter jeg en dataaflevering til en arbejdsgang?
Du tilknytter en dataaflevering ved at vælge den på listen over dataaflevering.
Der kan være forskel på, hvor mange dataafleveringer, der vises på listen, da du dels har mulighed for at skjule de dataafleveringer, der hører til systemer, som I ikke har i din organisation.
Dels vil SQL-dataafleveringer og API-dataafleveringer være nogen, som du kan oprette flere af, og de vil alle blive vist på listen over dataafleveringer.
Når du har fundet den dataaflevering, som du vil tilknytte til din arbejdsgang på listen, kan du klikke på den, hvorefter du får mulighed for at tilpasse den yderligere.
Grundprincipper bag opsætning af dataafleveringer
Når du skal redigere en dataaflevering, så klikker du på navnet på den i oversigten over dataafleveringer.
Navnet kan du ændre, når du er inde og redigere dataafleveringen.
Det er en god idé at navngive sine dataafleveringer, så de afspejler den handling, der foretages. Det gør, at du kan adskille de forskellige dataafleveringer fra hinanden, så det er tydeligt for dig, hvilke dataafleveringer der gør hvad, hvis du gerne vil ændre opsætningen i fremtiden.
Når du sætter dataaflveop, så skal du beslutte, hvor værdierne skal komme fra.
Der er i udgangspunktet følgende muligheder:
- Ingen værdi
- Element værdi
- System værdi
- Fast værdi
- Link parameter
- Tabelværdi
- Databehandler output
Ingen værdi
Bruges hvis du ikke vil have oplysningen sendt med. Det er selvfølgelig ikke en gyldig værdi, hvis der er tale om et påkrævet felt.
Element værdi
Med elementværdi kan du mappe værdier fra de elementer, som du har brugt i de tilknyttede flexblanketter.
Du vil ikke altid kunne vælge element værdi. Det kan eksempelvis være i tilfælde, hvor der er tale om felter, der kun tager imod værdier af en bestemt type. Det kunne være tekst og tal, men det kunne også være tilfælde, hvor der kun kan bruges CPR-nummer eller e-mailadresse.
Ved sådanne felter kan du kun vælge "Element værdi", hvis der findes et element, der leverer data, der kan bruges i det specifikke tilfælde.
System værdi
Der findes forskellige systemværdier, som du kan trække på i dataafleveringerne.
Som med elementværdierne får du kun vist de værdier, der kan bruges det specifikke sted, hvor du står.
Eksempler på systemværdier er udfylders navn, udfylders CPR-nummer, udfylders e-mailadresse, arbejdsgangs navn og blanketnummer.
Fast værdi
Du vil altid have muligheden for at sætte en fast værdi ind i felter i flexblanketter.
Fast værdi kan dog dække over to forskellige scenarier:
- Du vil have en fast værdi sat ind - eksempelvis at en mail altid skal sendes til samme e-mailadresse, eller at et felt altid skal udfyldes med samme tal.
- Du vil gerne have en værdi/tekst bygget op på samme måde hver gang.
I det tilfælde kan du bruge "Fast værdi" til at opbygge indholdet af et felt med en kombination af fastdefineret tekst og indhold fra de samme elementer.
De steder, hvor det kan lade sig gøre, vil der til højre for det tomme felt blive vist en vælger, hvor du kan vælge mellem alle elementer fra de tilknyttede flexblanketter.
Du kan nu vælge de elementer, hvis indhold du gerne vil have med og klikke på pilen pegende mod venstre. Du flytter nu elementets navn fra vælgeren over i det tomme felt, og indholdet af elementet vil blive flettet ind i.
I det viste eksempel ovenfor er valgene i en multivælger sat ind i et flettefelt ved at vælge "Fast værdi" og derefter indsætte alle de forskellige valg i en multivælger. Det giver den fordel, at alt efter hvilket valg, der bliver foretaget, så bliver teksten på valget sat ind i flettefeltet.
Link parameter
Det er muligt at tilknytte såkaldte linkparametre (URL parametre) til arbejdsgange i XFlow. Tilføjelsen af parametre gør, at linket kan indeholde og strukturere information. På den måde kan I f.eks. selv sørge for, at linket fører direkte hen, hvor I ønsker det.
De tilknyttede parametre kan inkluderes i et flettefelt, hvorfor de også kan bruges i en dataaflevering.
Før det kan blive en realitet, skal parametrene følge en bestemt logik. Det er nødvendigt, da systemet skal kunne fortolke parametrene på en korrekt måde. Når parameteret skal startes, gøres det f.eks. ved brug af spørgsmålstegn (?) som vist i det kommende eksempel.
Et eksempel kunne være et link, der indeholder et bestemt navn: https://XFlow.dk/XFlow/Opret/4a7e58d0b0c19?navn=Anders&efternavn=Andersen
Her er navnet inkluderet som en parameter til sidst i linket.
En særskilt side om linkparameter finder du igennem dette link.
Tabelværdi
Du vil udelukkende have muligheden for at vælge "Tabelværdi", hvis du tilknytter din dataaflevering til en tabel, når du knytter den til en arbejdsgang.
Det betyder, at når du vælger en dataaflevering, så skal du vælge den tabel, som du gerne vil trække værdier fra, når du tilføjer dataafleveringen.
Nu har du efterfølgende muligheden for at vælge "Tabelværdi" og kan mappe elementer fra tabellen ind i din dataaflevering.
XFlow vil herefter også gøre dig opmærksom på, at dataafleveringen eller aktiviteten indeholder en tabel.
OBS! Når du tilknytter en dataafleveringtil en tabel, skal du være opmærksom på, at dataafleveringen kører én gang pr. række i tabellen.
Det betyder, at hvis dataafleveringen sender en mail, så bliver der sendt en mail pr. række i tabellen.
Hvis dataafleveringen sender data over i et andet system, så bliver der sendt data for hver række i tabellen.
Databehandler output
Du kan udelukkende bruge muligheden "Databehandler output", hvis du har en dataaflevering, der er kørt tidligere og som leverer noget data, der kan bruges i den efterfølgende dataaflevering.
Et eksempel kunne være at du bruger dataafleveringen "NyArbejdsgang", der opretter en ny arbejdsgang. Efter den dataaflevering sætter du en "Mail afsender" ind, der sender en e-mail til brugeren, der skal udfylde den nye blanket. I den e-mail kan du nu vælge "Databehandler output" ud for et af flettefelterne og vælge, at der skal indsættes et link til den nye blanket (VariableOutPutDeeplinkTilNyArbjdsgang).
Rækkefølgen på dataafleveringer
Hvis du sætter flere dataafleveringer på den samme arbejdsgang, så kan det være, at du skal overveje rækkefølgen på dem.
Dataafleveringerne bliver nemlig afviklet i den rækkefølge, som de står i inde i flowdesigneren.
Det betyder, at hvis du vil være sikker på, at oplysninger sendes til forskellige systemer i en bestemt rækkefølge, skal du sørge for, at dataafleveringerne står i den rækkefølge, som du gerne vil have dem afviklet i.
Hvis du gerne vil ændre på rækkefølgen af dataafleveringerne, så klikker du på den dataaflevering, som du gerne vil flytte med venstre museknap. Derefter trækker du den det sted hen i rækkefølgen, hvor du gerne vil have den.
Rækkefølgen kan være ekstra vigtig, hvis du gør brug af feltet "Databehandler output" som nævnt ovenfor.