Formål
Dette dokument giver en introduktion og et umiddelbart overblik over opbygning af blanketter, arbejdsgange og dataafleveringer i flowet, som arbejdsgangen indgår i.
I det kommende bliver der både vejledt i opsætningen af en blanket og en simpel arbejdsgang, der skal sendes til godkendelse hos en anden medarbejder/anden afdeling, og hvor der skal oprettes en dataaflevering, så data bliver sendt til et andet system - f.eks. ét af organisationens ESDH-systemer.
Vejledning
Oprettelse af blanketskabeloner
Blanketter er dét, som arbejdsgange kommer til at referere. Oprettelse og opsætning af blanketter er således en forudsætning for brugen af arbejdsgange. Opsætningen af blanketter foregår ved brug af elementer, som kan trækkes ind i editoren. Det kan være tal- og tekstfelter eller mere avancerede som Kortfelter eller Virksomhedsoplysninger. I sidste ende vil det være dette, som f.eks. møder en udfylder i XFlow. Ofte vil flere blanketter indgå i en arbejdsgang, da det hjælper med at holde et overblik, når de skal tilknyttes under opsætningen.
Når du er logget på jeres XFlow-installation, skal du kigge i toppen af menuen, hvor der er flere muligheder. At oprette blanketskabeloner kræver dog ikke mange klik på miljøet. En ny blanketskabelon kan endda påbegyndes fra startsiden:
Bemærk: Ovenstående forside kan se anderledes ud for andre organisationer – f.eks. andre oplysninger ved ”Support”.
Når der trykkes på ”Blanketskabeloner”, kan der derefter trykkes på ”Opret ny”. Her starter processen med at oprette en blanket.
Det kan også gøres, når listen af blanketskabeloner allerede er tilgået.
Her skal der også blot trykkes på ”Opret ny”:
Ved at trykke på knappen bliver man ført til denne side:
Her er flere forskellige felter:
- Navnet på blanketten – gerne et sigende navn, så det f.eks. er let at søge frem
- Selve beskrivelsen, som pointerer blankettens udgangspunkt
- Mulighed for at importere en fil, hvor opbygningen og elementer allerede er nogenlunde på plads
- Om blanketten skal være fælles (for alle organisationer) eller lokal (som det ofte vil være)
Dernæst kan der trykkes på knappen ”Opret” og nu ”lever” blanketten på miljøet. Herefter kan elementer og indstillinger justeres. Startsiden, når man tilgår en blanket, vil se sådan ud:
I punktet ”Indhold” kan dets ønskede elementer tilknyttes. Hvert element vil indeholde en beskrivelse i menuen, så dets brug kan vurderes i den kontekst, som det skal indgå i.
For at bruge elementerne skal de trækkes fra menuen i venstre side og slippes i den hvide boks:
Når elementet er i den hvide boks, skal du klikke på bjælken med elementets navn, så du kan tilpasse det. Hvert element kan have forskellige justeringer, men generelt kan du tilføje overskrifter, beskrivelser, vælge om det skal være obligatorisk for brugeren at udfylde, hvor bredt feltet skal være og andre lignende ting:
Det kan være, at man ønsker at genbruge et element eller slette et element. Begge dele kan gøres i højre side som vist herunder:
Derefter kan de kopieres ind ved at klikke på dette ikon:
Hvis man ønsker at se det foreløbige udseende, som møder brugere ved udfyldelse og godkendelse, kan det gøres gennem fanen "Preview":
Når elementerne er trukket ind og tilpasset, så det udgør en hel og færdig blanket, kan der for en sikkerheds skyld trykkes ”Gem” på den blå knap. Husk at tjekke, om blanketten er aktiv i systemet. Hvis de ikke er aktive, kan de ikke tilknyttes en arbejdsgang. Det gøres via blankettens "forside":
Nu kan blanketterne tilknyttes en arbejdsgang, når de er tilpasset som ønsket.
Oprettelse af arbejdsgangskabeloner
At oprette arbejdsgangskabeloner fungerer på samme måde som ved blanketskabeloner. Her skal der også trykkes ”Opret ny”. Det foregår på akkurat samme måde som ved blanketskabeloner. Det kan foretages gennem den øverste menu, uanset hvor man er på miljøet:
Det kan også gøres, når man befinder sig i listevisning:
Når der oprettes nye arbejdsgange, er tilgangen lidt anderledes end ved oprettelse af blanketter. Her kan der vælges hvilken kategori, som man ønsker at tage udgangspunkt i.
I dette tilfælde skal udgangspunktet blot være en tom arbejdsgang, som efterfølgende kan tilpasses efter behov:
Herefter er tilgangen meget tilsvarende opsætningen af blanketter:
Her er flere forskellige felter – ligesom ved oprettelse af blanketter:
- Navnet på arbejdsgangen – gerne et sigende navn, så det f.eks. er let at søge frem
- Selve beskrivelsen, som pointerer arbejdsgangens udgangspunkt
- Hvilken kategori, som arbejdsgangen skal høre inde under
- Om arbejdsgangen skal være fælles (for alle organisationer) eller lokal (som det ofte vil være)
Når felterne er udfyldt, kan der klikkes ”Næste”, hvorefter denne boks dukker op:
Den bekræfter, at arbejdsgangen er oprettet og nu kan tilgås. Når der derefter trykkes ”Udfør”, bliver indstillingerne for arbejdsgangen præsenteret:
Her er der mulighed for at tilpasse arbejdsgangen som ønsket. Det kan være ting som:
- Hvem der må starte og tilgå arbejdsgangen
- Hvornår den skal være aktiv
- Hvornår den skal slettes
- Hvem der får meddelelser, hvis der skulle opstå fejl
- Hvorvidt brugere får påmindelser om en udfyldelse
Når indstillingerne er justeret som ønsket, er det vigtigt, at selve arbejdsgangen får tilknyttet blanketter. Det er en generel betingelse, at de tilknyttes, så systemet fungerer efter den tilsigtede brug. Det gøres igennem fanen ”Blanketter”:
Her kan én eller flere blanketter tilknyttes. De kan søges frem så længe de befinder sig på miljøet og er markeret som aktive:
Når der bliver trykket ”Søg”, bliver man præsenteret med de blanketter, som stemmer overens med søgningen. De kan tilknyttes ved at føre musen over dem og klikke på dem:
Her mangler der blot at blive tilføjet én blanket. Når musen føres over blanketten, ændres baggrundsfarven. Her skal der blot trykkes med musen, og blanketten bliver tilføjet.
Når blanketterne er tilknyttet, vil der ofte kun være én yderligere ting at opsætte - nemlig flowet for arbejdsgangen.
Selve flowet
Når de grundlæggende indstillinger for arbejdsgangen er på plads, skal der defineres et flow, som arbejdsgangen skal gennemgå. Det gøres under fanen "Flowdesigner". Flowet vil være baseret på aktiviteter og betingelser. En aktivitet kan være en udfyldelse eller en godkendelse, mens en betingelse kan bestemme, om en aktivitet skal udfyldes på ny, hvis en godkendelse ikke går igennem.
I flowet vil der som udgangspunkt altid være en "Start"- og en "Slut"-aktivitet; hver arbejdsgang vil således have et flow, når den bliver startet af nogen, og hvor data fra arbejdsgangen bliver afleveret i XFlow - selve Slut-aktiviteten. Som bjælken på skærmbilledet viser, er arbejdsgangen nu gyldig og klar til at blive taget i brug:
Hvis du klikker på en af boksene i flowet, får du en række aktiviteter, der kan knyttes til den pågældende boks. Det kunne være en Start-aktivitet:
Når der trykkes under "Handlinger", bliver forskellige muligheder vist:
Blanketter
Viser de blanketter, som arbejdsgangen er bygget af. Derudover kan du definere om den enkelte blanket skal "Vises", hvor udfylderen har mulighed for at tilføje og redigere i det udfyldte, eller om det kun skal være "Read only", så udfylderen kun kan se arbejdsgangen, men ikke redigere eller tilføje.
Infomail
En specifik person eller gruppe kan modtage en e-mail, når arbejdsgangen bliver benyttet.
Dialogboks
Her kan indtastes en besked med vigtig information, som udfylderen modtager og skal lukke igen, når de starter med at udfylde arbejdsgangen.
Indholdsfortegnelse
Tilføjer en indholdsfortegnelse til arbejdsgangen
Det er kun gruppeelementer der kan indgå i indholdsfortegnelsen, og der skal sættes op på hvert enkelt gruppeelement, om det skal indgå i indholdsfortegnelsen eller ej.
Tringuide
Tilføjer en tringuide til den endelige arbejdsgang, så brugeren hele tiden kan se, hvilket trin vedkommende er ved at udfylde. Funktionen skal aktiveres under "Organisation > Indstillinger" på jeres XFlow-installation.
Signering
Feltet krydses af, hvis udfylderen skal signere med NemID for at udfylde arbejdsgangen.
Evaluering
Hvis du ønsker at modtage evaluering på arbejdsgangen fra udfylderen, krydses feltet af. Udfylderen kan så give arbejdsgangen en vurdering fra 1-5 samt en kommentar
Tællerscript
Hvis det skal være muligt at tilgå arbejdsgangen på borger.dk eller virk.dk, skal tællerscriptet være aktivt, da de har et krav om at kunne registrere anvendelse og brugermønstre (Læs mere her)
Ved at trykke på plus-ikonet (+), vil der blive præsenteret flere muligheder for aktiviteter i højre side:
Aktiviteterne er sigende for flowets gang:
Udfyld
Ved at tilføje en ”Udfyld”-aktivitet bliver det muligt for en person eller rettighedsgruppe at udfylde de blanketter som bliver vist på denne aktivitet. Det er muligt at have forskellige blanketter i "read-only" eller "vises" og derved være redigerbar på aktiviteten.
Godkend
Ved at tilføje en ”Godkend”-aktivitet bliver det muligt for en person eller rettighedsgruppe - såsom en leder eller tilsynshavende – at godkende eller afvise en udfyldt arbejdsgang. Hvis arbejdsgangen skulle blive afvist af en godkender, vil en tidligere udfylder få besked herom. Flowet sørger for, at udfylderen skal udfylde igen, før den vurderes af en godkender igen.
Dataaflevering
Hvis det ønskes, at data fra arbejdsgangen skal gemmes og overføres til andre steder end selve XFlow-miljøet, kan der tilføjes en række dataafleveringer til flowet. Det kan være til andre ESDH-systemer, der benyttes i organisationen.
Bemærk, at en dataaflevering også kan indgå som led i en Slut-aktivitet.
Ved de forskellige aktiviteter er der bestemte opmærksomhedspunkter. Udover de nævnte muligheder ved Start-aktiviteten, er det ved en Udfyld- og Godkend-aktivitet også muligt at bestemme, hvem der skal udfylde, ligesom det kan bestemmes, hvem der skal godkende.
Vi har beskrevet muligheder ved "Hvem", der udfylder og godkender i denne detaljerede vejledning.
I nedenstående eksempel er det f.eks. rettighedsgruppen "Medarbejdere", der må udfylde arbejdsgangen:
Derefter kan der tilknyttes en Godkend-aktivitet, hvor en leder f.eks. skulle ind over flowet:
En givent flow kunne derfor se sådan ud:
Bemærk bl.a., at stregerne indikerer, at der skal udfyldes igen, hvis en godkender ikke accepterer udfyldelsen. Samtidig kan en Slut-aktivitet også indeholde en dataaflevering. På den måde behøves der ikke indsættes endnu en aktivitet i flowet; den indgår blot i den Slut-aktivitet, som altid vil være der. Der er også udarbejdet en detaljeret vejledning til opsætning af dataafleveringer.
Generelt vil flowdesigneren også give advarsler, hvis der er modsætninger, manglede informationer eller deciderede fejl i flowet - f.eks. ved betingelser, som ikke giver mening.
Dataafleveringer
Hvis du ønsker, at informationen fra arbejdsgangen skal gemmes andre steder end i jeres XFlow-installation, kan der tilknyttes en række dataafleveringer til arbejdsgangen. Dette kan gøres som led i Slut-aktiviteten eller som sin egen "Dataaflevering"-aktivitet. Jeres XFlow-installation vil have et udvalg af dataafleveringer, som kan afhænge af jeres abonnement.
I det her tilfælde indgår det i Slut-aktiviteten, men det kunne også godt være en separat aktivitet:
Når der trykkes "Tilføj" vil oversigten over dataafleveringer blive præsenteret. I det her tilfælde ønsker vi at finde en mailafsender. Her søger vi i oversigten, så det går lidt hurtigere:
Når der er trykket på den ønskede dataaflevering, så den er tilføjet aktiviteten, skal den konfigureres. Det er vigtigt, at det er den rigtige information fra arbejdsgangen, dataafleveringen trækker på:
En dataaflevering vil altid trække på forskellige værdier:
Elementværdi
Der trækkes på data i et bestemt element i arbejdsgangen, f.eks. kan en mail dataaflevering trække på et element med en e-mailadresse fra arbejdsgangen.
Systemværdi
Der trækkes på data fra systemet, f.eks. kan en mail dataaflevering trække på en allerede defineret e-mailskabelon. Der kan oprettes skabeloner under "E-mailskabeloner" i jeres indstillinger på jeres XFlow-installation.
Fast værdi
Dataafleveringen vil altid trække på den samme værdi, f.eks. hvis en mail dataaflevering altid skal sende data til en funktionspostkasse, kan denne indtastes som en fast værdi.
Link parameter
Der trækkes på parametre fra linket til arbejdsgangen, såfremt man har tilføjet egne parametre.
Tabelværdi
Hvis arbejdsgangen indeholder et tabelelement, kan der trækkes på en værdi herfra.
Databehandler output
Der kan trækkes på data fra en tidligere dataaflevering. Eksempelvis hvis man bruger en NyArbejdsgang databehandler, der udstiller ID'et på den arbejdsgang, den lige har oprettet. Hvis man efterfølgende gerne vil sende Digital Post, kan man bruge Databehandler output, hvor man kan medtage ID'et fra en tidligere dataaflevering.
PDF skabelon
Arbejdsgangen kan indeholde en PDF-skabelon, defineret og justeret af opretteren på arbejdsgangen. Det er muligt at tilføje gennem fanen "SendPdfAfBlanket", når dataafleveringen sættes op.
Hvis du som bruger har adgang til det, og jeres abonnement inkluderer det, er det muligt at opsætte nye dataafleveringer i indstillingerne. Det kan være en SQL- eller API-dataaflevering. Herefter kan de refereres i selve flowet. Det gøres under "System > Dataaflevering > Oversigt" gennem menuen:
Når arbejdsgangen er klar til drift, skal den gemmes og gøres aktiv, inden brugerne kan komme til at udfylde den. Det gøres igennem arbejdsgangens "forside", hvor markeringen for "Aktiv" og "Gem"-knappen er nær hinanden:
Hvis du ønsker at få et bedre billede af, hvordan arbejdsgangen kan se ud, kan du vælge at se den i drift - uden at gøre den aktiv. Det gøres ved at trykke "Start ny", som også findes under fanen "Generelt":
Herefter bliver selve arbejdsgangen præsenteret. Du behøves ikke at udfylde den, men kan blot trykke på "Annuller blanket", når du har fået et indtryk af den:
Den gængse tilgang for blanket- og arbejdsgangskabeloner samt flowet er nu præsenteret, og forhåbentlig er du blevet klogere på mulighederne i systemet.