Formål
Artiklen vil give en overordnet introduktion til brugen og logikken bag opsamlingsmails i systemet. Artiklen er delt op i flere afsnit for at guide brugeren.
Vejledning
Opsamlingsmails skal ses - som navnet indikerer - som en form for opsamling, “scanner” eller “crawler”, som kan give en status på arbejdsgange i systemet. Det kan også ses som et bestemt "job" som miljøets jobserver sørger for at facilitere videre til brugerne.
Derfor vil man ofte have stiftet bekendtskab med dem, idet systemet sender en automatisk mail afsted ved manglende eller ventende udfyldelser. Det er vigtigt at nævne, at der både findes generelle, mere overordnede opsamlingsmails samt specifikke opsamlingsmails, som mere præcis fører dig til en given blanket.
Bemærk: Opsamlingsmails bliver sendt igennem den beskedkanal, som organisationen selv har valgt. Ofte vil det være sat til "E-mail", hvorfor der ikke umiddelbart vil være problemer. I andre tilfælde vil beskedkanalen være "Digital Post", hvor I kan opleve, at eksempelvis borgere ikke får tilsendt en opsamling, hvis de ikke er tilmeldt Digital Post.
Generelle mails
Den generelle opsamling kan give svar på flere ting, som kan være til gavn for brugeren som en påmindelse. Det kan bl.a. gælde:
- Antal blanketter, der venter på at blive udfyldt af dig - brugeren
- Antal blanketter, der venter på at blive udfyldt af en rettighedsgruppe, som du er medlem af
- Antal blanketter, der venter på at blive udfyldt af dig som substitut for en anden
- Antal blanketter, der ligger og fejler
En anden måde at sige det på er, at opsamlingsmailen refererer fra “Mine blanketter” i systemet, hvis det registreres, at der er en tilknytning til personen. Der vil ikke være noget direkte link til systemet i selve mailen -- i stedet er der blot tale om en slags servicemeddelelse, der sørger for at påminde brugeren om mulige hængepartier.
Trods de er generelle, er det vigtigt at påpege, at opsamlingsmails godt kan variere en smule. Alligevel vil de ofte have en hel standard opsætning, som baserer sig på den organisation, som opsamlingsmailen hører under. For eksempel følger der bestemte indstillinger med, som hver organisation kan tilpasse på deres egen måde.
Opsamlingsmails kan bl.a. (de)aktiveres for interne og eksterne brugere, ligesom intervallet på afsendelser af mails også kan justeres. Indstillingerne vil blive vist senere i denne artikel.
Specifikke mails
Specifikke opsamlingsmails er - som navnet indikerer - en mere skræddersyet mail til brugeren om de afventende blanketter i systemet.
En specifik opsamlingsmail kan f.eks. sættes op til én enkelt arbejdsgang, som viser sig meget vigtig, hvorfor en påmindelse kan være en god løsning for den enkelte.
I denne skabelon er det også muligt at tilknytte et direkte link, som gør det muligt at tilgå miljøet - og blanketten - med det samme. Afhængig af den opsatte skabelon kan det f.eks. have følgende ordlyd:
“Hej Nicolai
Du har en blanket, der venter på dig.
Gå direkte til blanketten på: [DeepLink]
Eller se dine udfyldelser her: [OrganisationURL]”
Det betyder dog også, at en bruger både kan få en række specifikke opsamlingsmails samt én generel af slagsen. Afhængig af afsendelsesinterval kan der i visse tilfælde komme mange mails, hvorfor antallet af afsendelser ofte bliver en vurderingssag.
Se et eksempel på opsætning herunder:
Tilpasning i systemet
Opsætning og tilpasning af opsamlingsmails foregår ikke udelukkende fra ét sted i systemet, selvom mange af dem kan opsættes af en administrator i indstillingerne. I det følgende vil en række vigtige indstillinger derfor blive præsenteret.
Inkludering af arbejdsgange
Når skabeloner sættes op, er det bl.a. muligt at (fra)vælge, hvis en arbejdsgang skal optræde i opsamlingen:
I system- og organisationsregi er det også muligt at tilpasse brugen af opsamlingsmails.
Interval for afsendelse
Under "Organisation > Indstillinger > Generelt" er det muligt at sætte intervallet for opsamlingsmails. Det kan f.eks. være hver dag kl. 07:00 eller 12:00.
Brugere og kladder ved opsamlingsmails
Under "Organisation > Indstillinger > System" kan det bestemmes, hvorvidt opsamlingsmails for interne og eksterne brugere i systemet skal (de)aktiveres. Interne brugere kan bl.a. være medarbejdere, mens eksterne brugere kan være borgere med tilknytning til systemet. Desuden kan det bestemmes, hvorvidt kladder skal refereres i opsamlingsmailen.
Begræns opsamlingsmails på brugerniveau
Det er muligt at tilpasse intervallet ved opsamlingsmails på brugerniveau. Ved at tilgå den enkelte bruger vil to funktioner optræde, som sørger for at diktere intervallet -- selvom der måske allerede er eksisterende opsætninger på miljøet.
