Introduktion til Booking-elementet

Formål

Denne vejledning giver et overblik over den gængse proces, som kendetegner brugen af Booking-elementet i XFlow. Det gælder bl.a., hvad en bruger kan foretage sig i systemet samt logikken for bookinger.

Logikken

Ved opstart af en blanket med booking-element kan brugere se alle ledige og bookede tider i den valgte booking-kalender. Den gængse brug er, at der oprettes en specifik kalender til formålet; det er altså ikke en medarbejders egen kalender, som en borger f.eks. kan tilgå.

Tiderne, som kan bookes, er præ-oprettede møder i booking-kalenderen. Medarbejdere kan derfor selv vælge tidspunkter og antallet af møder, som skal være tilgængelige i kalenderen. Ved visning og booking bliver kalenderdata hentet ud via Exchange Web Services (EWS).

Et booking-element er tilknyttet én kalender, men en blanket kan godt have flere booking-elementer med forskellige kalendere tilknyttet. Ligeledes kan en kalender godt bruges til flere forskellige booking-elementer.

Eksempel på en vilkårlig kalender

Når en bruger vælger et ledigt mødetidspunkt, kan mødet enten reserveres eller bookes. Mødet bliver reserveret, hvis ”Gem Kladde”-funktionen bliver brugt. Det kan herefter ikke bookes af andre -- med mindre at brugeren ændrer reservationen eller annullerer blanketten. Hvis blanketten indsendes, bookes mødet helt.

Ved reservation ændres titlen på mødet til ” - Reserveret” og ved booking ændres titlen til ” - Booket”, hvor eventuelle dokumenter overføres til mødet, hvis dette er blevet opsat på booking-elementet. Dette sker via kald til Exchange-API’et.

Visning af tider – dvs. om et møde er ledigt, reserveret eller booket - styres via titelopdateringerne på møderne. Et møde vil derfor blive vist som booket, hvis der er i titlen står ”Booket”, eller hvis mødedatoen ligger bagud i tid. Ligeledes vil møder med en titel indeholdende ”Reserveret” ikke være mulig at booke for andre end personen, som har udført reservationen.

Vejledning

I skal som organisation oprette en fælles postkasse/kalender i Exchange Online. Her vil det være jeres IT-afdeling, som vil vide, hvad de skal gøre.
- Det er vigtigt, at der oprettes en særskilt kalender til jeres ønskede formål.
Herefter skal I oprette tider i kalenderen, hvor medarbejdere har tid til at tage imod henvendelser fra borgere og andre.
Dernæst skal I få adgang til kalenderens værdier, så de kan refereres i XFlow. Værdierne vil være:
- Navn = values[0];
- Mailadresse = values[1];
- Bruger = values[2];
- Password = values[3];
- Domæne = values[4];
- Kategori = values[5]; (er ikke påkrævet og kan være tom)
Idet værdierne skal kunne tydes af systemet, skal de sættes op på en bestemt måde. Formatet vil således være:
- navn,e-mailadresse,bruger,password,domæne,(kategori),;
- Vær opmærksom på, at udtrykket altid skal ende med et komma og et semikolon – selv hvis I udelader kategori.
Værdierne skal refereres gennem indstillingerne i XFlow. Det sker igennem ”System > Indstillinger > System”:
I skal også referere kalenderen i selve elementet, der i sidste ende skal bruges i arbejdsgangen. I eksemplet herunder hedder kalenderen blot ”Møde”: