Formål
Artiklen vil kort forklare, hvordan det er muligt at vælge felter i et Excel-udtræk. Funktionaliteten giver brugeren mulighed for selv at designe, hvad udtrækket til Excel skal indeholde.
Vejledning
Søgesiden på brugerdelen er blevet udvidet med en ny funktion kaldet "Brugerdefineret eksportering til Excel".
Det har længe været muligt at foretage udtræk på alle felter fra en liste af arbejdsgange, så længe de tilhører samme arbejdsgangskabelon. Dette kan dog medføre problemer, da Excel-udtrækket kan indeholde for mange oplysninger eller endda irrelevante oplysninger, der kan forvirre brugeren.
Du kan nu vælge den ønskede arbejdsgangskabelon under Blankettyper og derefter vælge "Brugerdefineret eksportering til Excel" under Eksportér. Dette giver dig mulighed for at oprette en brugerdefineret eksport, der passer til dine behov.
Valg af felter
I menuen vises alle felter, ligesom man kender det fra redigeringssiden for blanketskabelonen.
Her kan man vælge specifikke felter, og kun de valgte felter vil blive inkluderet i Excel-udtrækket. Mange felter kan have forskellige muligheder for den samme værdi, men i forskellige formater.
Excel-skabeloner
For at undgå at skulle vælge felter hver gang funktionaliteten skal bruges, er det muligt at bruge Excel-skabeloner. En Excel-skabelon er en skabelon, der husker alle valgte værdier i et udtræk. Disse skabeloner kan være personlige eller delt på organisationeniveau. For at kunne redigere i de delte Excel-skabeloner kræves den nye rettighed "Redigerer i brugerdefinerede Excel-eksporteringer delt på organisationsniveau".
For at gemme valgte felter i en Excel-skabelon skal du klikke på "Ny" og give Excel-skabelonen et navn.
Når en Excel-skabelon er valgt og anvendt, er det stadig muligt at redigere i de valgte felter, inden Excel-udtrækket oprettes.
